چگونه فلوچارت‌های متناسب در مایكروسافت Word رسم كنیم؟
وردچارت
فلوچارت، ابزار بصری قدرتمندی برای نمایش روندها و الگوریتم‌هاست كه عموما در زمینه‌های فنی و مهندسی مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این حال، دلیلی ندارد كاركرد فلوچارت‌ها به این دامنه محدود شود و با كمی خلاقیت می‌توان از آن در زمینه‌های مختلف كاری و تحصیلی بهره گرفت. اكثر افراد وقتی صحبت از رسم فلوچارت می‌شود، ذهن‌شان به سمت نرم‌افزارهای خاصی مثل ویزیو یا مشابه آن می‌رود. در حالی‌كه می‌توانید در برنامه‌ای كه تقریبا همه دم دست دارید و با آن آشنا هستید، یعنی Word مایكروسافت هم فلوچارت‌های قوی و زیبا رسم كنید. در این مطلب روش‌های این كار و تكنیك‌های مربوط به آن را توضیح می‌دهیم.
كارهای مقدماتی
تمام ابزارهای مورد نیاز برای كشیدن فلوچارت در نسخه‌های Word از ۲۰۱۳ تا ۲۰۱۹ را می‌توان در تب Insert پیدا كرد، اما برای این‌كه فلوچارت‌های بهتری داشته باشید، باید
چند عمل مقدماتی را پیش از كشیدن خود شكل‌ها انجام دهید.
ابتدا اگر حس می‌كنید نوار بالا (Ribbon) فضای صفحه را گرفته و دوست دارید منطقه بزرگ‌تری را برای طراحی داشته باشید، با كلیك روی فلش كوچك منتهی‌الیه سمت راست، نوار را جمع (Collapse) كنید. برای راحت‌تر و منظم‌تر كشیدن شكل‌ها بهتر است یك فضای شطرنجی درست كنیم. برای این كار به قسمت View بروید و تیک خطوط شبكه‌ای
(Gridlines) را بگذارید. در این حالت، اشكال به‌طور خودكار در درون ساختار شبكه‌ای چفت و بست پیدا می‌كنند كه اندازه و چیدمانشان را آسان‌تر می‌كند. شما همچنین می‌توانید در Page Layout > Arrange > Align > Grid Settings مشخصات این ساختار را به دلخواه تغییر دهید.
در مرحله بعد حتما باید یك بوم طراحی (Drawing Canvas) برای فلوچارت‌تان بكشید. دلیل لازم بودن این بوم طراحی، زمانی كه می‌خواهید اتصالات را بكشید مشخص خواهد شد. برای این كار، از منوی اشكال (Shapes) در تب Insert، گزینه آخر یعنی
New Drawing Canvas را انتخاب كنید تا یك قاب خالی روی صفحه بیاید. اندازه و خصوصیات این قاب (مثلا رنگ پس‌زمینه یا...) را در هر زمان كه بخواهید می‌توانید تغییر دهید.
رسم اشكال
حالا كه كارهای اولیه انجام شد، می‌توانیم سراغ اصل مطلب یعنی رسم خود فلوچارت برویم. فقط یادتان نرود هرچند كشیدن فلوچارت چندان پیچیده نیست، اما بد نیست پیش از شروع كار، یك طرح كلی از آن در ذهن یا روی كاغذ داشته باشید تا با سرعت بیشتری جلو بروید.
Word برای راحتی كار، اشكال موجود در بخش Shapes (در تب Insert) را دسته‌بندی كرده است و شكل‌های مربوط به فلوچارت همگی زیرمجموعه دسته
Flowchart قرار دارند. برای كشیدن هر شكل (مثلا مستطیل با دو سر گرد كه می‌تواند نشانگر شروع باشد)، دو راه وجود دارد: می‌توانید آن را انتخاب كرده و با نگه داشتن كلیك، شكل را روی بومتان رسم كنید. در این حالت، اگر می‌خواهید ابعاد شكل به همان صورت اولیه حفظ شود، كلید Shift را هم همزمان نگه دارید. روش دوم آن است كه روی یك شكل
دو بار كلیك كنید تا به‌طور خودكار به بوم اضافه شود. پس از آن، مكان و اندازه‌اش را به دلخواه تغییر دهید.
با كشیدن یا انتخاب هر شكل، تب Format (زیرمجموعه Drawing Tools) ظاهر می‌شود كه در آن امكان تغییر مشخصات و خواص شكل مثل سبك، رنگ، افكت و... وجود خواهد داشت. یكی از بخش‌های مهم در این تب، منوی Align است كه به وسیله آن می‌توانید چیدمان اشكال را تعیین كنید. مثلا چند شكل را انتخاب می‌كنید و با زدن Align Center آنها در راستای میانی‌شان چیده می‌شوند.
برای اضافه كردن متن به هر شكل كافی است روی آن كلیك كنید تا انتخاب شود و شروع به تایپ كنید. توجه داشته باشید متن داخل یك شكل از دید Word تفاوت خاصی با متن عادی ندارد، بنابراین مثلا اگر می‌خواهید متن را در شكل وسط‌چین كنید، مثل حالت عادی، از تب Home گزینه وسط‌چین را می‌زنید. فونت، اندازه، رنگ و دیگر خصوصیات متن نیز به همین صورت است. البته علاوه بر این‌ها، در تب Format هم گزینه‌هایی مثل افقی یا عمودی متن وجود دارد كه می‌تواند كاربردی باشد.
رسم اتصالات
هر فلوچارت از دو بخش اصلی تشكیل می‌شود: اشكال و اتصالات میان آنها. پس از كشیدن اشكال باید آنها را به وسیله اتصالات به هم متصل كنیم. این اتصالات در قسمت Lines در منوی Shapes قرار دارند.
شاید به نظر بدیهی بیاید، ولی نكته بسیار مهم در مورد اتصالات این است كه باید به شكل‌ها متصل شوند. اینجاست كه لزوم وجود یك بوم طراحی خودش را نشان می‌دهد: فقط هنگامی كه شما اشكال را روی یك بوم رسم كرده باشید، امكان وصل كردن اتصالات بینشان را خواهید داشت. در این حالت، با حركت دادن شكل‌ها، اتصالات هم به تناسب جابه‌جا خواهند شد. در غیر این صورت، اشكال و اتصالات از هم جدا هستند و كارتان در هر جابه‌جایی كوچك بسیار سخت می‌شود!
برای كشیدن هر اتصال (خط یا فلش)، آن را از بخش Lines انتخاب كرده و شروع به رسم كنید. اگر تا اینجا درست عمل كرده باشید، هنگام رسم نقاطی در اطراف اشكال نمایش داده می‌شود كه امكان اتصال به آنها وجود دارد. البته پس از رسم اتصال هم می‌توانید آن را به شكل‌های مورد نظرتان وصل كنید. اطمینان از این‌كه فلش یا خطی متصل شده، ساده است. شكل را حركت دهید و ببینید اتصالی كه رسم كرده‌اید به آن متصل می‌ماند یا از آن جدا می‌شود.
در صورتی كه بخواهید روی اتصالات، متنی بگذارید (مثلا بله یا خیر روی حالت‌های شرطی)، باید این كار را با استفاده از جعبه‌های متنی (Text Box) انجام دهید، زیرا Word گزینه‌ای برای افزودن مستقیم متن به اتصالات ندارد.
تمام ابزارهای مورد نیاز برای كشیدن فلوچارت در نسخه‌های Word از ۲۰۱۳ تا ۲۰۱۹ را می‌توان در تب Insert پیدا كرد، اما برای این‌كه فلوچارت‌های بهتری داشته باشید، باید
چند عمل مقدماتی را پیش از كشیدن خود شكل‌ها انجام دهید.
ابتدا اگر حس می‌كنید نوار بالا (Ribbon) فضای صفحه را گرفته و دوست دارید منطقه بزرگ‌تری را برای طراحی داشته باشید، با كلیك روی فلش كوچك منتهی‌الیه سمت راست، نوار را جمع (Collapse) كنید. برای راحت‌تر و منظم‌تر كشیدن شكل‌ها بهتر است یك فضای شطرنجی درست كنیم. برای این كار به قسمت View بروید و تیک خطوط شبكه‌ای
(Gridlines) را بگذارید. در این حالت، اشكال به‌طور خودكار در درون ساختار شبكه‌ای چفت و بست پیدا می‌كنند كه اندازه و چیدمانشان را آسان‌تر می‌كند. شما همچنین می‌توانید در Page Layout > Arrange > Align > Grid Settings مشخصات این ساختار را به دلخواه تغییر دهید.
در مرحله بعد حتما باید یك بوم طراحی (Drawing Canvas) برای فلوچارت‌تان بكشید. دلیل لازم بودن این بوم طراحی، زمانی كه می‌خواهید اتصالات را بكشید مشخص خواهد شد. برای این كار، از منوی اشكال (Shapes) در تب Insert، گزینه آخر یعنی
New Drawing Canvas را انتخاب كنید تا یك قاب خالی روی صفحه بیاید. اندازه و خصوصیات این قاب (مثلا رنگ پس‌زمینه یا...) را در هر زمان كه بخواهید می‌توانید تغییر دهید.
رسم اشكال
حالا كه كارهای اولیه انجام شد، می‌توانیم سراغ اصل مطلب یعنی رسم خود فلوچارت برویم. فقط یادتان نرود هرچند كشیدن فلوچارت چندان پیچیده نیست، اما بد نیست پیش از شروع كار، یك طرح كلی از آن در ذهن یا روی كاغذ داشته باشید تا با سرعت بیشتری جلو بروید.
Word برای راحتی كار، اشكال موجود در بخش Shapes (در تب Insert) را دسته‌بندی كرده است و شكل‌های مربوط به فلوچارت همگی زیرمجموعه دسته
Flowchart قرار دارند. برای كشیدن هر شكل (مثلا مستطیل با دو سر گرد كه می‌تواند نشانگر شروع باشد)، دو راه وجود دارد: می‌توانید آن را انتخاب كرده و با نگه داشتن كلیك، شكل را روی بومتان رسم كنید. در این حالت، اگر می‌خواهید ابعاد شكل به همان صورت اولیه حفظ شود، كلید Shift را هم همزمان نگه دارید. روش دوم آن است كه روی یك شكل
دو بار كلیك كنید تا به‌طور خودكار به بوم اضافه شود. پس از آن، مكان و اندازه‌اش را به دلخواه تغییر دهید.
با كشیدن یا انتخاب هر شكل، تب Format (زیرمجموعه Drawing Tools) ظاهر می‌شود كه در آن امكان تغییر مشخصات و خواص شكل مثل سبك، رنگ، افكت و... وجود خواهد داشت. یكی از بخش‌های مهم در این تب، منوی Align است كه به وسیله آن می‌توانید چیدمان اشكال را تعیین كنید. مثلا چند شكل را انتخاب می‌كنید و با زدن Align Center آنها در راستای میانی‌شان چیده می‌شوند.
برای اضافه كردن متن به هر شكل كافی است روی آن كلیك كنید تا انتخاب شود و شروع به تایپ كنید. توجه داشته باشید متن داخل یك شكل از دید Word تفاوت خاصی با متن عادی ندارد، بنابراین مثلا اگر می‌خواهید متن را در شكل وسط‌چین كنید، مثل حالت عادی، از تب Home گزینه وسط‌چین را می‌زنید. فونت، اندازه، رنگ و دیگر خصوصیات متن نیز به همین صورت است. البته علاوه بر این‌ها، در تب Format هم گزینه‌هایی مثل افقی یا عمودی متن وجود دارد كه می‌تواند كاربردی باشد.
رسم اتصالات
هر فلوچارت از دو بخش اصلی تشكیل می‌شود: اشكال و اتصالات میان آنها. پس از كشیدن اشكال باید آنها را به وسیله اتصالات به هم متصل كنیم. این اتصالات در قسمت Lines در منوی Shapes قرار دارند.
شاید به نظر بدیهی بیاید، ولی نكته بسیار مهم در مورد اتصالات این است كه باید به شكل‌ها متصل شوند. اینجاست كه لزوم وجود یك بوم طراحی خودش را نشان می‌دهد: فقط هنگامی كه شما اشكال را روی یك بوم رسم كرده باشید، امكان وصل كردن اتصالات بینشان را خواهید داشت. در این حالت، با حركت دادن شكل‌ها، اتصالات هم به تناسب جابه‌جا خواهند شد. در غیر این صورت، اشكال و اتصالات از هم جدا هستند و كارتان در هر جابه‌جایی كوچك بسیار سخت می‌شود!
برای كشیدن هر اتصال (خط یا فلش)، آن را از بخش Lines انتخاب كرده و شروع به رسم كنید. اگر تا اینجا درست عمل كرده باشید، هنگام رسم نقاطی در اطراف اشكال نمایش داده می‌شود كه امكان اتصال به آنها وجود دارد. البته پس از رسم اتصال هم می‌توانید آن را به شكل‌های مورد نظرتان وصل كنید. اطمینان از این‌كه فلش یا خطی متصل شده، ساده است. شكل را حركت دهید و ببینید اتصالی كه رسم كرده‌اید به آن متصل می‌ماند یا از آن جدا می‌شود.
در صورتی كه بخواهید روی اتصالات، متنی بگذارید (مثلا بله یا خیر روی حالت‌های شرطی)، باید این كار را با استفاده از جعبه‌های متنی (Text Box) انجام دهید، زیرا Word گزینه‌ای برای افزودن مستقیم متن به اتصالات ندارد.