براساس ماده 7 قانون تجارت در تعریف دفتر روزنامه این گونه آمده است؛ دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه‌روزه مطالبات، دیون، داد و ستد تجارتی، معاملات راجع به اوراق تجارتی (‌ازقبیل خرید، ‌فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود ‌برداشت می‌کند، در آن دفتر ثبت کند. هر برگ از دفتر روزنامه حداقل شامل ستون‌های شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح (نام حساب و شرح خلاصه‌ای از رویداد مالی)، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار است. رویدادهای مالی پس از ثبت در دفتر روزنامه، به دفتر کل انتقال داده می‌شود. در دفتر کل، اطلاعات هر حساب به صورت جداگانه ثبت می‌گردد، مانند حساب موجودی نقد و بانک، حساب‌های دریافتنی تجاری، حساب‌های پرداختنی تجاری و... دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی، دفتر روزنامه فروش و دفتر روزنامه دریافت‌های نقدی از انواع دفتر روزنامه اختصاصی است. البته استفاده از دفتر روزنامه عمومی هم دلایل خاصی دارد که از جمله آن می‌توان به مواردی که در ادامه آمده اشاره کرد. کلیه فعالیت‌های مالی به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه نشان داده می‌شود. کلیه اطلاعات و توضیحات مربوط به هر یک از داد و ستدها به طور یکجا در دفتر روزنامه نشان داده می‌شود. استفاده از دفتر روزنامه در جلوگیری از وقوع اشتباه در عملیات دفترداری کمک می‌کند.