چند افزونه مفید برای فرم‌های گوگل
رازهای رو فرم بودن!
زمانی برای انجام یك نظرسنجی باید با صرف هزینه و وقت از فرم‌های كاغذی استفاده می‌كردید و به‌صورت تلفنی یا حضوری از افراد نظراتشان را می‌پرسیدید. با آمدن سرویس فرم‌های گوگل
(Google Forms) این كار آسان و بی‌هزینه شده است. در عرض چند دقیقه می‌توانید پرسشنامه‌ای با سؤالات مورد نظرتان درست كنید و برای جمع زیادی از افراد بفرستید. پاسخ‌ها هم بلافاصله و سریع در اختیارتان قرار می‌گیرد. فرم‌های گوگل به خودی خود سرویس بسیار خوب و كاربردی است، ولی برای این سرویس، افزونه‌های متنوعی هم توسعه یافته كه بر قدرت آن می‌افزاید. در این مطلب نگاهی می‌اندازیم به چند نمونه از بهترین این افزونه‌ها.
محمود صادقی
ورود جمعی گزینه‌ها
FormRanger یكی از بهترین افزونه‌ها برای صرفه‌جویی در زمان، هنگام ایجاد یك‌فرم است. به جای آن‌كه اطلاعات را تك‌تك و به‌صورت دستی در سؤالات بنویسید، این افزونه آنها را از یك صفحه‌گسترده گوگل (Google Sheets) به‌طور خودكار وارد می‌كند؛ می‌خواهد گزینه‌های یك سؤال چندگزینه‌ای باشد یا موارد موجود در یك فهرست بازشونده. افزونه FormRanger به‌خصوص برای مواردی كاربردی است كه یا با حجم زیادی از داده مواجه هستید كه ورود دستی آن به داخل یك فرم زمان‌بر است یا داده‌هایی دارید كه احتمال تغییرشان بالاست و نمی‌توانید هر بار فرم را چك كنید كه چیزی از قلم نیفتاده باشد. كافی است در یك صفحه‌گسترده آنها را وارد و به فرم متصل كنید و پس از تغییر، فرم را رفرش كنید. نحوه كار با FormRanger ساده است. پس از نصب، در صفحه یك فرم، دكمه Add-ons را می‌زنید و FormRanger را انتخاب می‌كنید. در پنجره باز شده با كلیك روی Start كار شروع می‌شود. هر فیلدی را كه می‌خواهید داده‌هایش به‌صورت خودكار وارد شود، انتخاب كرده و منبع آن را از فایل صفحه‌گسترده (خود فایل به همراه صفحه و ستون) تعیین می‌كنید. سپس Next را می‌زنید، برای فهرست‌تان نامی مشخص می‌كنید و با زدن دكمه Save and Populate Question
كار تمام است. همین روند را در مورد بقیه سؤالات هم انجام می‌دهید.
FormRanger دو قابلیت جالب نیز دارد؛ یكی آن‌كه می‌توانید اطلاعات همه سؤالات فرم را به‌صورت یكجا پر كرده و دوم مشخص كنید داده‌ها كی به‌روزرسانی شوند (پس از هر ارسال یا سر هر ساعت).
فرم‌ها بالا!
formLimiter هم افزونه جالب و به‌دردبخوری است، كارش این است كه دریافت پاسخ برای فرم را پس از شرط خاصی متوقف می‌كند. شرط توقف دریافت پاسخ در این افزونه شامل سه مورد است: حداكثر تعداد پاسخ كه فقط تعداد مشخصی پاسخ دریافت شود، زمان و تاریخ كه فقط تا زمان خاصی فرم فعال باشد و سوم، یك سلول در یك صفحه‌گسترده مشخص (كه تعریف می‌كنید) حاوی مقدار خاصی شود. برای هر كدام از این موارد هم می‌توانید پیامی تعیین كنید كه برای مخاطبان نمایش داده شود و همچنین اعلان ایمیل كه هنگام توقف دریافت، برایتان اعلان بیاید.
formLimiter برای كاركردهایی مثل تمرین‌های زمان‌دار، ثبت‌نام‌های محدود به تعداد یا نظرسنجی‌های محدود به شرط خاصی بسیار مناسب خواهد بود.
اعلان‌های ایمیلی
افزونه دیگری كه می‌تواند در استفاده از فرم‌های گوگل به كارتان بیاید،
Email Notifications for Forms است. همان‌طور كه از نامش مشخص است، این افزونه برای ارسال اعلان‌های ایمیلی ایجاد شده است. این افزونه كارایی ساده اما انعطاف‌پذیری دارد؛ هر بار كه پاسخی برای فرمتان دریافت می‌شود، فعال شده و شما مشخص می‌كنید به چه ایمیل‌هایی پیام فرستاده شود. شما می‌توانید تعیین كنید كه برای خودتان (صاحب فرم) پیامی ارسال شود، برای كسی كه فرم را پر كرده یا به‌صورت حرفه‌ای‌تر قوانینی مشخص كنید كه بر پایه پاسخ‌های داخل فرم، ایمیل به اشخاص مختلفی فرستاده شود. علاوه بر این، Email Notifications
به شما اجازه می‌دهد محتوای ایمیل را براساس فیلدهای فرم بسازید، به فایل‌های ارسالی در فرم (در صورت وجود) لینك دهید و حتی به آیفون یا اندروید اعلان
(Push Notification) بفرستید.
خلاصه حرفه‌ای
یك فرم مفصل درست كرده‌اید و حالا خواندن پاسخ‌های زیاد به آن آسان نیست؟ كار را به كاردان، یعنی افزونه
Advance Summary بسپارید تا یك خلاصه جذاب و گرافیكی داشته باشید. این افزونه با جمع‌آوری تمام پاسخ‌های یك فرم، آنها را به‌صورت دسته‌بندی شده و در انواع نمودارها به شما ارائه می‌كند. در تنظیمات آن می‌توانید فیلترهای مختلفی تعریف كنید تا خلاصه و نمودارها بر اساس آنها ایجاد شود. مثلا می‌توانید فیلتری تعیین كنید كه در یك گروه خاصی از كاربران، توزیع یك پارامتر چگونه بوده تا نمودار مربوط به آن برایتان رسم شود.
انتشار پاسخ‌ها
یكی از محبوب‌ترین افزونه‌های فرم‌های گوگل، Form Publisher است كه البته محبوبیتش بی‌دلیل نیست. به كمك این افزونه می‌توانید پاسخ‌های یك فرم را به فرمت‌های مختلفی تحویل بگیرید.در حالت پیش‌فرض، فرم‌های گوگل خروجی پاسخ‌ها را به‌صورت خام و در یك فایل صفحه‌گسترده به شما می‌دهد، ولی Form Publisher می‌تواند پاسخ‌ها را در قالب فرمت‌های اسناد گوگل
(Docs، Sheets و حتی Slides)، فایل‌های آفیس (وُرد، اكسل یا پاورپوینت) یا پی‌دی‌اف تولید كرده و به شما بدهد.
Form Publisher به‌صورت عادی فایل‌های پاسخ‌ها را به‌طور خودكار شماره‌گذاری می‌كند، اما می‌توانید از جواب‌های خود فرم هم در نام فایل‌ها استفاده كنید تا خروجی گروه‌بندی شده داشته باشید.
این افزونه در دو مدل رایگان و حرفه‌ای عرضه شده كه برای حالت رایگانش تولید حداكثر صد فایل در ماه در نظر گرفته شده است.
نحوه نصب یا حذف افزونه‌ها
نصب افزونه‌های فرم‌های گوگل از داخل یك فرم آغاز می‌شود. به سایت https://docs.google.com/forms می‌روید و یك فرم جدید (با كلیك روی ورقه +) ایجاد می‌كنید. حال، در گوشه سمت راست بالا روی منوی سه‌نقطه می‌زنید و گزینه Addons را انتخاب می‌كنید تا در دیالوگ باز شده، افزونه‌های قابل نصب روی فرم‌های گوگل برایتان نمایش داده شود. هر افزونه‌ای را كه خواستید، مكان‌نمای ماوس را روی آن می‌برید و با فشردن دكمه + Free اقدام به نصبش می‌كنید.
البته برای نصب هر افزونه باید دسترسی آن به برخی اطلاعات فرم و اكانت گوگل‌تان (مثل آدرس ایمیلتان) را هم بدهید تا نصب شود. یك نكته را هم مد‌نظر داشته باشید: درست است كه افزونه‌ها را هنگامی كه داخل یك فرم هستید اضافه می‌كنید، ولی پس از نصب، می‌توانید از آنها در تمام فرم‌هایتان استفاده كنید و نیازی نیست برای هر فرم به‌صورت جداگانه افزونه نصب كنید. برای حذف یك افزونه هم همین مسیر یعنی منوی سه‌نقطه > Addons را طی می‌كنید، ولی این‌بار با پیدا كردن افزونه مورد نظر در میان افزونه‌ها (افزونه‌های نصب‌شده جداگانه نشان داده نمی‌شوند)، ماوس را روی آن می‌برید و دكمه Manage را كلیك می‌كنید. از منوی بازشده، گزینه آخر یعنی Remove را می‌زنید تا افزونه از فرم‌های گوگل حذف شود.
FormRanger یكی از بهترین افزونه‌ها برای صرفه‌جویی در زمان، هنگام ایجاد یك‌فرم است. به جای آن‌كه اطلاعات را تك‌تك و به‌صورت دستی در سؤالات بنویسید، این افزونه آنها را از یك صفحه‌گسترده گوگل (Google Sheets) به‌طور خودكار وارد می‌كند؛ می‌خواهد گزینه‌های یك سؤال چندگزینه‌ای باشد یا موارد موجود در یك فهرست بازشونده. افزونه FormRanger به‌خصوص برای مواردی كاربردی است كه یا با حجم زیادی از داده مواجه هستید كه ورود دستی آن به داخل یك فرم زمان‌بر است یا داده‌هایی دارید كه احتمال تغییرشان بالاست و نمی‌توانید هر بار فرم را چك كنید كه چیزی از قلم نیفتاده باشد. كافی است در یك صفحه‌گسترده آنها را وارد و به فرم متصل كنید و پس از تغییر، فرم را رفرش كنید. نحوه كار با FormRanger ساده است. پس از نصب، در صفحه یك فرم، دكمه Add-ons را می‌زنید و FormRanger را انتخاب می‌كنید. در پنجره باز شده با كلیك روی Start كار شروع می‌شود. هر فیلدی را كه می‌خواهید داده‌هایش به‌صورت خودكار وارد شود، انتخاب كرده و منبع آن را از فایل صفحه‌گسترده (خود فایل به همراه صفحه و ستون) تعیین می‌كنید. سپس Next را می‌زنید، برای فهرست‌تان نامی مشخص می‌كنید و با زدن دكمه Save and Populate Question
كار تمام است. همین روند را در مورد بقیه سؤالات هم انجام می‌دهید.
FormRanger دو قابلیت جالب نیز دارد؛ یكی آن‌كه می‌توانید اطلاعات همه سؤالات فرم را به‌صورت یكجا پر كرده و دوم مشخص كنید داده‌ها كی به‌روزرسانی شوند (پس از هر ارسال یا سر هر ساعت).
فرم‌ها بالا!
formLimiter هم افزونه جالب و به‌دردبخوری است، كارش این است كه دریافت پاسخ برای فرم را پس از شرط خاصی متوقف می‌كند. شرط توقف دریافت پاسخ در این افزونه شامل سه مورد است: حداكثر تعداد پاسخ كه فقط تعداد مشخصی پاسخ دریافت شود، زمان و تاریخ كه فقط تا زمان خاصی فرم فعال باشد و سوم، یك سلول در یك صفحه‌گسترده مشخص (كه تعریف می‌كنید) حاوی مقدار خاصی شود. برای هر كدام از این موارد هم می‌توانید پیامی تعیین كنید كه برای مخاطبان نمایش داده شود و همچنین اعلان ایمیل كه هنگام توقف دریافت، برایتان اعلان بیاید.
formLimiter برای كاركردهایی مثل تمرین‌های زمان‌دار، ثبت‌نام‌های محدود به تعداد یا نظرسنجی‌های محدود به شرط خاصی بسیار مناسب خواهد بود.
اعلان‌های ایمیلی
افزونه دیگری كه می‌تواند در استفاده از فرم‌های گوگل به كارتان بیاید،
Email Notifications for Forms است. همان‌طور كه از نامش مشخص است، این افزونه برای ارسال اعلان‌های ایمیلی ایجاد شده است. این افزونه كارایی ساده اما انعطاف‌پذیری دارد؛ هر بار كه پاسخی برای فرمتان دریافت می‌شود، فعال شده و شما مشخص می‌كنید به چه ایمیل‌هایی پیام فرستاده شود. شما می‌توانید تعیین كنید كه برای خودتان (صاحب فرم) پیامی ارسال شود، برای كسی كه فرم را پر كرده یا به‌صورت حرفه‌ای‌تر قوانینی مشخص كنید كه بر پایه پاسخ‌های داخل فرم، ایمیل به اشخاص مختلفی فرستاده شود. علاوه بر این، Email Notifications
به شما اجازه می‌دهد محتوای ایمیل را براساس فیلدهای فرم بسازید، به فایل‌های ارسالی در فرم (در صورت وجود) لینك دهید و حتی به آیفون یا اندروید اعلان
(Push Notification) بفرستید.
خلاصه حرفه‌ای
یك فرم مفصل درست كرده‌اید و حالا خواندن پاسخ‌های زیاد به آن آسان نیست؟ كار را به كاردان، یعنی افزونه
Advance Summary بسپارید تا یك خلاصه جذاب و گرافیكی داشته باشید. این افزونه با جمع‌آوری تمام پاسخ‌های یك فرم، آنها را به‌صورت دسته‌بندی شده و در انواع نمودارها به شما ارائه می‌كند. در تنظیمات آن می‌توانید فیلترهای مختلفی تعریف كنید تا خلاصه و نمودارها بر اساس آنها ایجاد شود. مثلا می‌توانید فیلتری تعیین كنید كه در یك گروه خاصی از كاربران، توزیع یك پارامتر چگونه بوده تا نمودار مربوط به آن برایتان رسم شود.
انتشار پاسخ‌ها
یكی از محبوب‌ترین افزونه‌های فرم‌های گوگل، Form Publisher است كه البته محبوبیتش بی‌دلیل نیست. به كمك این افزونه می‌توانید پاسخ‌های یك فرم را به فرمت‌های مختلفی تحویل بگیرید.در حالت پیش‌فرض، فرم‌های گوگل خروجی پاسخ‌ها را به‌صورت خام و در یك فایل صفحه‌گسترده به شما می‌دهد، ولی Form Publisher می‌تواند پاسخ‌ها را در قالب فرمت‌های اسناد گوگل
(Docs، Sheets و حتی Slides)، فایل‌های آفیس (وُرد، اكسل یا پاورپوینت) یا پی‌دی‌اف تولید كرده و به شما بدهد.
Form Publisher به‌صورت عادی فایل‌های پاسخ‌ها را به‌طور خودكار شماره‌گذاری می‌كند، اما می‌توانید از جواب‌های خود فرم هم در نام فایل‌ها استفاده كنید تا خروجی گروه‌بندی شده داشته باشید.
این افزونه در دو مدل رایگان و حرفه‌ای عرضه شده كه برای حالت رایگانش تولید حداكثر صد فایل در ماه در نظر گرفته شده است.
نحوه نصب یا حذف افزونه‌ها
نصب افزونه‌های فرم‌های گوگل از داخل یك فرم آغاز می‌شود. به سایت https://docs.google.com/forms می‌روید و یك فرم جدید (با كلیك روی ورقه +) ایجاد می‌كنید. حال، در گوشه سمت راست بالا روی منوی سه‌نقطه می‌زنید و گزینه Addons را انتخاب می‌كنید تا در دیالوگ باز شده، افزونه‌های قابل نصب روی فرم‌های گوگل برایتان نمایش داده شود. هر افزونه‌ای را كه خواستید، مكان‌نمای ماوس را روی آن می‌برید و با فشردن دكمه + Free اقدام به نصبش می‌كنید.
البته برای نصب هر افزونه باید دسترسی آن به برخی اطلاعات فرم و اكانت گوگل‌تان (مثل آدرس ایمیلتان) را هم بدهید تا نصب شود. یك نكته را هم مد‌نظر داشته باشید: درست است كه افزونه‌ها را هنگامی كه داخل یك فرم هستید اضافه می‌كنید، ولی پس از نصب، می‌توانید از آنها در تمام فرم‌هایتان استفاده كنید و نیازی نیست برای هر فرم به‌صورت جداگانه افزونه نصب كنید. برای حذف یك افزونه هم همین مسیر یعنی منوی سه‌نقطه > Addons را طی می‌كنید، ولی این‌بار با پیدا كردن افزونه مورد نظر در میان افزونه‌ها (افزونه‌های نصب‌شده جداگانه نشان داده نمی‌شوند)، ماوس را روی آن می‌برید و دكمه Manage را كلیك می‌كنید. از منوی بازشده، گزینه آخر یعنی Remove را می‌زنید تا افزونه از فرم‌های گوگل حذف شود.