با قالب‌ها و كاركرد آنها در نرم‌افزار Word بیشتر آشنا شوید
بازی با اسناد متنی
قالب‌ها یا Templateها اسناد از پیش طراحی شده‌ای هستند كه می‌توانند به‌عنوان الگویی برای اسناد پروژه‌های مختلف (مثل گزارش‌های اداری، پایان‌نامه، رزومه كاری و ...) استفاده شوند. قالب‌ها راهی برای حفظ زبان طراحی یكسان در اسناد سازمان‌ها، شركت‌ها و حتی افرادی است كه می‌خواهند حرفه‌ای دیده شوند. یك قالب، چیدمانی مشخص با طراحی و تنظیمات متنی و حروفچینی بخصوص دارد و بسته به نیاز می‌تواند حاوی جملات یا اطلاعات پرتكرار در آن نوع بخصوص سند باشد. مزیت استفاده از قالب‌ها و طراحی قالبهای جدید برای نیازهای متفاوت، امكان استفاده همیشگی از آنها و دستیابی به نوعی استاندارد برای تمام اسناد متنی است. همچنین این قالب‌ها دید خوبی از قابلیت‌ها و نحوه طراحی اسناد حرفه‌ای‌تر به كاربر می‌دهند. در نتیجه، كار كردن با قالب‌ها برای تمام كسانی كه با نرم‌افزار Word در هر سطحی كار می‌كنند یك ضرورت است، پس بهتر است با قالب‌ها، ویژگی‌های آنها و نحوه كار كردن با آنها بیشتر آشنا شویم.
خشایار مریدپور
استفاده از قالبهای پیش‌ساخته
یكی از مزیت‌های قالب‌ها، امكان استفاده از قالبهای پیش‌ساخته یا آماده‌ای است كه توسط مایكروسافت یا دیگر كاربران تولید شده و به‌صورت آنلاین قابل دسترسی هستند. مایكروسافت برای تمام نرم‌افزارهای مجموعه آفیس، قالبهای پیش‌ساخته‌ای آماده كرده كه به‌شرط برقراری اتصال به اینترنت و فعال بودن آفیس (یا استفاده از كرك مناسب) قابل دسترس هستند. برای مشاهده فهرست قالبهای آماده مایكروسافت در ورد كافی است:
نرم‌افزار ورد را اجرا كرده و در صفحه اول گزینه New را انتخاب كنید.
در اینجا می‌توانید طبق دسته‌بندی‌های پیش‌فرض مایكروسافت (مثل Business، Education و …) یا بر اساس كلمات كلیدی مورد نظر خود اقدام به جست‌وجو برای قالب مناسب كنید.
نتایج جست‌وجو یا تمام قالبهای دسته‌بندی موردنظر شما به‌همراه فهرست كاملی از همه دسته‌بندی‌های قالبهای موجود در كنار صفحه به شما نمایش داده می‌شود.
قالب مورد نظرتان یا هركدام را كه بیشترین شباهت را به چیزی كه می‌خواهید دارد، انتخاب كرده و كار را شروع كنید.
قالب مناسب بیشتر اطلاعات مورد نظر شما (مثل بخش اطلاعات تماس یا روزهای كاری) را در خود دارد و تنها كافی است تصاویر و اطلاعات خود را جایگزین موارد موجود در قالب كنید یا تنها تغییرات جزئی در آنها دهید.
تغییر قالبهای آماده
قالبهای ورد را می‌توانید به‌سادگی تغییر دهید و مطابق نیازهای خود بهینه‌سازی كنید، چون رنگ‌ها، فونت‌ها، عكس‌ها، لوگوها و هرآنچه در قالب‌ها می‌بینید، قابل ویرایش هستند. برای شروع، یك قالب از قالبهای آماده را انتخاب كرده و با اسمی جدید ذخیره كنید. برای این كار می‌توانید:
به آدرس: File> Save As> Computer> Browse بروید و فایل قالب را در فولدر دلخواه ذخیره كنید. توجه كنید وقتی روی فلش كوچك كنار زبانه Save As Type كلیك كرده و فایل را به‌صورت قالب یا Word Template (با پسوند *.dotx) ذخیره می‌كنید، محل ذخیره‌سازی به‌صورت خودكار به فولدر پیش‌فرض قالبهای شخصی تغییر می‌كند.
پس از ذخیره‌سازی فایل با اسم جدید و به‌عنوان قالب سند، آن را بسته و مجددا باز كنید. برای دیدن و باز كردن این فایل‌ها باید به فولدر Documents ویندوز رفته و Custom Office Templates را پیدا كنید.
حالا تمام تغییرات موردنظر خود را روی طراحی، محتوا و فرم سند پیاده كرده و همه اطلاعات تكرار شونده (مثل لوگوی شركت، اطلاعات تماس، اطلاعات فردی و ...) را جایگزین كنید. حالا می‌توانید این قالب را ذخیره كنید (از میان‌بر Ctrl+S استفاده كنید).
در نهایت می‌توانید باقی اطلاعات مورد نظر را به سند اضافه كرده و این‌بار به‌عنوان یك سند یا Document (با پسوند *.docx) ذخیره كنید تا بتوانید از آن پرینت بگیرید یا به‌صورت آنلاین به اشتراك بگذارید. حالا دیگر لازم نیست هر‌بار برای تهیه گزارش یا بروشور محصولات از اول كار را شروع كنید، كافی است قالب را باز كرده و محتوای مدنظرتان را به‌روزرسانی كنید و آن را انتشار دهید.
ساخت قالبهای شخصی
مسلما هیچ كاربری مثل شما از نیازهایتان آگاهی ندارد، بنابراین بعید است قالبی پیدا كنید كه تمام نیازهای شما را یكجا برآورده كند. تغییر تقریبا همه‌چیز در یك قالب پیش‌ساخته هم خیلی منطقی نیست و می‌تواند بسیار پرزحمت باشد، همچنین با استفاده از منوی Controls و قابلیت افزودن قابلیت‌های تعاملی می‌توانید اسناد انعطاف‌پذیری تولید كنید كه بتوانند به‌سادگی ویرایش و به‌روزرسانی شوند و آماده استفاده باشند. به همین دلیل هم هر كاربر حرفه‌ای ورد، دیر یا زود مجبور به ساختن قالب شخصی خود می‌شود.
مراحل ساخت یك قالب نوعی از این قرار است:
یك سند خالی یا Blank Document را باز كنید.
محتوای مورد نظر (از جمله متن، تصویر، اطلاعات، جداول و …) را وارد سند كرده، فونت، استایل و رنگ‌بندی‌ها را مشخص كنید.
سعی كنید قالب را به‌صورتی طراحی كنید كه تا حد ممكن به دستكاری مجدد نیاز نداشته باشد و فضای كافی برای محتوای مورد نظر در آن دیده شده باشد تا بتوانید هر بار تنها با وارد كردن اطلاعاتی كه نیاز به به‌روزرسانی دارند، كار را تمام كنید. از قرار دادن موارد یك‌بار‌مصرف در قالب‌ها خودداری كنید.
وقتی كار نهایی شد، می‌توانید با رفتن به منوی Save As و انتخاب نوع فایل به‌عنوان قالب سند (*.dotx) قالب شخصی‌تان را ذخیره كنید تا بعدا بتوانید تنها با چند كلیك آن را در‌اختیار داشته باشید.
بعد از این‌که چند قالب شخصی به فولدر قالبهای دستی آفیس اضافه كردید، در صفحه اول ورد در بخش قالب‌ها، دسته‌بندی جدیدی به‌نام Personal خواهید دید كه قالبهای ساخته شده شما را نشان می‌دهد.
افزودن امكانات تعاملی به قالب‌ها
یكی از نكات كاربردی قالب‌ها، امكان درنظر گرفتن گزینه‌های تعاملی یا Interactive است كه به كاربران اجازه انتخاب اطلاعات از یك فهرست را می‌دهد تا توزیع فایل‌هایی با ظاهر مشابه و محتویات متفاوت بسیار ساده شود. برای مثال كاربر می‌تواند تاریخ یا آدرس نمایش داده شده در بالای نامه را از یك فهرست انتخاب كند یا می‌توان دعوت‌نامه‌هایی با محتویات متفاوت و از پیش تعیین شده آماده كرد. برای این كار كافی است:
قالب موردنظر را طراحی یا باز كرده و تصمیم بگیرید كدام اطلاعات قرار است به‌صورت تعاملی تغییر كنند (در این مثال تاریخ و آدرس سربرگ).
در نوار Home در بالای صفحه گزینه Developer را انتخاب كرده و جایی را كه باید در قالب تاریخ نمایش داده شود، انتخاب كنید. (برای نمایش گزینه Developer روی نوار ابزار بالای صفحه كلیك راست كرده و وارد قسمت Customize the Ribbon شوید و سپس تیك جلوی این گزینه را بزنید).
حالا به Insert> Text> Quick Parts> Field رفته و Date را از پنل دسته‌بندی‌ها انتخاب كرده و قالب نمایش و نوع تقویم را در منوی Properties معین كنید. با این كار هر دفعه كه قالب باز شود تاریخ آن به تاریخ روز تغییر خواهد كرد.
برای افزودن فهرستی از آدرس‌ها به سند، اول جای آن را با ماوس تعیین كرده و سپس گزینه Content Control Properties را از قسمت Controls در منوی Developer انتخاب كنید.
اینجا می‌توانید به‌سادگی فهرستی از انتخاب‌ها (برای مثال نام شعب یك شركت) و مقادیر آنها (آدرس هر شعبه) را برگزینید تا با باز كردن فهرست و انتخاب نام شعبه مورد نظر، آدرس آن هم به‌صورت خودكار تغییر كند.
یكی از مزیت‌های قالب‌ها، امكان استفاده از قالبهای پیش‌ساخته یا آماده‌ای است كه توسط مایكروسافت یا دیگر كاربران تولید شده و به‌صورت آنلاین قابل دسترسی هستند. مایكروسافت برای تمام نرم‌افزارهای مجموعه آفیس، قالبهای پیش‌ساخته‌ای آماده كرده كه به‌شرط برقراری اتصال به اینترنت و فعال بودن آفیس (یا استفاده از كرك مناسب) قابل دسترس هستند. برای مشاهده فهرست قالبهای آماده مایكروسافت در ورد كافی است:
نرم‌افزار ورد را اجرا كرده و در صفحه اول گزینه New را انتخاب كنید.
در اینجا می‌توانید طبق دسته‌بندی‌های پیش‌فرض مایكروسافت (مثل Business، Education و …) یا بر اساس كلمات كلیدی مورد نظر خود اقدام به جست‌وجو برای قالب مناسب كنید.
نتایج جست‌وجو یا تمام قالبهای دسته‌بندی موردنظر شما به‌همراه فهرست كاملی از همه دسته‌بندی‌های قالبهای موجود در كنار صفحه به شما نمایش داده می‌شود.
قالب مورد نظرتان یا هركدام را كه بیشترین شباهت را به چیزی كه می‌خواهید دارد، انتخاب كرده و كار را شروع كنید.
قالب مناسب بیشتر اطلاعات مورد نظر شما (مثل بخش اطلاعات تماس یا روزهای كاری) را در خود دارد و تنها كافی است تصاویر و اطلاعات خود را جایگزین موارد موجود در قالب كنید یا تنها تغییرات جزئی در آنها دهید.
تغییر قالبهای آماده
قالبهای ورد را می‌توانید به‌سادگی تغییر دهید و مطابق نیازهای خود بهینه‌سازی كنید، چون رنگ‌ها، فونت‌ها، عكس‌ها، لوگوها و هرآنچه در قالب‌ها می‌بینید، قابل ویرایش هستند. برای شروع، یك قالب از قالبهای آماده را انتخاب كرده و با اسمی جدید ذخیره كنید. برای این كار می‌توانید:
به آدرس: File> Save As> Computer> Browse بروید و فایل قالب را در فولدر دلخواه ذخیره كنید. توجه كنید وقتی روی فلش كوچك كنار زبانه Save As Type كلیك كرده و فایل را به‌صورت قالب یا Word Template (با پسوند *.dotx) ذخیره می‌كنید، محل ذخیره‌سازی به‌صورت خودكار به فولدر پیش‌فرض قالبهای شخصی تغییر می‌كند.
پس از ذخیره‌سازی فایل با اسم جدید و به‌عنوان قالب سند، آن را بسته و مجددا باز كنید. برای دیدن و باز كردن این فایل‌ها باید به فولدر Documents ویندوز رفته و Custom Office Templates را پیدا كنید.
حالا تمام تغییرات موردنظر خود را روی طراحی، محتوا و فرم سند پیاده كرده و همه اطلاعات تكرار شونده (مثل لوگوی شركت، اطلاعات تماس، اطلاعات فردی و ...) را جایگزین كنید. حالا می‌توانید این قالب را ذخیره كنید (از میان‌بر Ctrl+S استفاده كنید).
در نهایت می‌توانید باقی اطلاعات مورد نظر را به سند اضافه كرده و این‌بار به‌عنوان یك سند یا Document (با پسوند *.docx) ذخیره كنید تا بتوانید از آن پرینت بگیرید یا به‌صورت آنلاین به اشتراك بگذارید. حالا دیگر لازم نیست هر‌بار برای تهیه گزارش یا بروشور محصولات از اول كار را شروع كنید، كافی است قالب را باز كرده و محتوای مدنظرتان را به‌روزرسانی كنید و آن را انتشار دهید.
ساخت قالبهای شخصی
مسلما هیچ كاربری مثل شما از نیازهایتان آگاهی ندارد، بنابراین بعید است قالبی پیدا كنید كه تمام نیازهای شما را یكجا برآورده كند. تغییر تقریبا همه‌چیز در یك قالب پیش‌ساخته هم خیلی منطقی نیست و می‌تواند بسیار پرزحمت باشد، همچنین با استفاده از منوی Controls و قابلیت افزودن قابلیت‌های تعاملی می‌توانید اسناد انعطاف‌پذیری تولید كنید كه بتوانند به‌سادگی ویرایش و به‌روزرسانی شوند و آماده استفاده باشند. به همین دلیل هم هر كاربر حرفه‌ای ورد، دیر یا زود مجبور به ساختن قالب شخصی خود می‌شود.
مراحل ساخت یك قالب نوعی از این قرار است:
یك سند خالی یا Blank Document را باز كنید.
محتوای مورد نظر (از جمله متن، تصویر، اطلاعات، جداول و …) را وارد سند كرده، فونت، استایل و رنگ‌بندی‌ها را مشخص كنید.
سعی كنید قالب را به‌صورتی طراحی كنید كه تا حد ممكن به دستكاری مجدد نیاز نداشته باشد و فضای كافی برای محتوای مورد نظر در آن دیده شده باشد تا بتوانید هر بار تنها با وارد كردن اطلاعاتی كه نیاز به به‌روزرسانی دارند، كار را تمام كنید. از قرار دادن موارد یك‌بار‌مصرف در قالب‌ها خودداری كنید.
وقتی كار نهایی شد، می‌توانید با رفتن به منوی Save As و انتخاب نوع فایل به‌عنوان قالب سند (*.dotx) قالب شخصی‌تان را ذخیره كنید تا بعدا بتوانید تنها با چند كلیك آن را در‌اختیار داشته باشید.
بعد از این‌که چند قالب شخصی به فولدر قالبهای دستی آفیس اضافه كردید، در صفحه اول ورد در بخش قالب‌ها، دسته‌بندی جدیدی به‌نام Personal خواهید دید كه قالبهای ساخته شده شما را نشان می‌دهد.
افزودن امكانات تعاملی به قالب‌ها
یكی از نكات كاربردی قالب‌ها، امكان درنظر گرفتن گزینه‌های تعاملی یا Interactive است كه به كاربران اجازه انتخاب اطلاعات از یك فهرست را می‌دهد تا توزیع فایل‌هایی با ظاهر مشابه و محتویات متفاوت بسیار ساده شود. برای مثال كاربر می‌تواند تاریخ یا آدرس نمایش داده شده در بالای نامه را از یك فهرست انتخاب كند یا می‌توان دعوت‌نامه‌هایی با محتویات متفاوت و از پیش تعیین شده آماده كرد. برای این كار كافی است:
قالب موردنظر را طراحی یا باز كرده و تصمیم بگیرید كدام اطلاعات قرار است به‌صورت تعاملی تغییر كنند (در این مثال تاریخ و آدرس سربرگ).
در نوار Home در بالای صفحه گزینه Developer را انتخاب كرده و جایی را كه باید در قالب تاریخ نمایش داده شود، انتخاب كنید. (برای نمایش گزینه Developer روی نوار ابزار بالای صفحه كلیك راست كرده و وارد قسمت Customize the Ribbon شوید و سپس تیك جلوی این گزینه را بزنید).
حالا به Insert> Text> Quick Parts> Field رفته و Date را از پنل دسته‌بندی‌ها انتخاب كرده و قالب نمایش و نوع تقویم را در منوی Properties معین كنید. با این كار هر دفعه كه قالب باز شود تاریخ آن به تاریخ روز تغییر خواهد كرد.
برای افزودن فهرستی از آدرس‌ها به سند، اول جای آن را با ماوس تعیین كرده و سپس گزینه Content Control Properties را از قسمت Controls در منوی Developer انتخاب كنید.
اینجا می‌توانید به‌سادگی فهرستی از انتخاب‌ها (برای مثال نام شعب یك شركت) و مقادیر آنها (آدرس هر شعبه) را برگزینید تا با باز كردن فهرست و انتخاب نام شعبه مورد نظر، آدرس آن هم به‌صورت خودكار تغییر كند.