اگر به درستی بازخوردهای منفی را به كاركنان تان منتقل كنید، مسیر رشد را برایشان فراهم خواهید كرد
7 بسته‌بندی شیك برای بازخوردهای منفی
نحوه برخورد كارآفرینان و مدیران كسب‌وكارها با عملكرد نادرست یا ناكارآمد كاركنانشان می‌تواند زمینه رشد و ایجاد انگیزه برای تلاش مضاعف را در افراد فراهم كند. شاید تصور كنید ندادن بازخوردهای منفی و نادیده‌گرفتن برخی اشتباهات كاركنان، بهترین راهكار برای ایجاد احساس رضایت در كارمندان و ایجاد فضای دوستانه در مجموعه كاری‌تان است. در حالی كه ارائه مناسب بازخوردهای منفی می‌تواند به انسجام و یكپارچگی فضای كار كمك زیادی كند. زمانی كه هر فردی بداند در كجای مسیر قرار گرفته و از او انتظار می‌رود كه به چه نقطه‌ای برسد، انگیزه بیشتری برای تلاش مضاعف و بازده بالاتر خواهد داشت. برخی مدیران ترجیح می‌دهند برای هر موردی، خود و كارمندشان را وارد بحث‌های ناراحت‌كننده نكنند. اگرچه این راهكار در بعضی از موارد جزئی بسیار مؤثر خواهد بود، اما در بسیاری از موارد نیز ممكن است صدمات جبران‌ناپذیری را به فرد یا مجموعه وارد كند. مدیرانی كه سعی می‌كنند برای جلوگیری از بحث‌های ناخوشایند با كاركنان، بازخوردهای خود را فقط در جمع‌بندی‌های عملكرد سالانه بیان كنند به فرد حس تنبیه شدنی را می‌دهند كه حتی علتش را نیز به خاطر نمی‌آورد یا اصلا نمی‌دانسته كه اشتباه است. اگر مدیری بتواند بازخوردهای منفی را به صورت شفاف، محترمانه و با همدلی بیان كند، می‌تواند جلسه ارائه بازخورد را به جلسه قوی انگیزشی برای فرد مبدل كند. در ادامه هفت راهكاری را كه می‌تواند به بسته‌بندی بهتر بازخوردهایتان هنگام ارائه كمك كند، بررسی خواهیم كرد. منبع: Forbs
بدانید نتیجه مد نظرتان چیست
پیش از آن كه شتاب‌زده بازخوردتان را به كارمندتان انتقال دهید، خوب فكر كنید و ببینید كه دقیقا چه نتیجه‌ای مورد نظرتان خواهد بود. هدف از ارائه بازخورد به كارمندان این است كه به درستی بتوانید به آنها نشان دهید كه در چه صورتی خودشان، جایگاهشان، گروه كاری‌شان و در انتها كل مجموعه موفق خواهند بود. علاوه بر این برای رفع نقصان‌های موجود لازم است فرد به‌خوبی درك كند كه چه انتظاراتی را باید برآورده كند و قرار است در انتها به كجا برسد كه نتیجه مورد نظر را به دست بیاورد.
مدیرانی كه بدون هیچ برنامه ذهنی وارد چنین بحث‌های دشواری می‌شوند باید این ریسك را نیز بپذیرند كه خیلی محتمل است بحث منحرف شود و در نهایت به نتیجه دلخواهشان نتوانند دست پیدا كنند، بنابراین برای پیشگیری از چنین شرایطی كافی است پیش از آغاز چنین بحثی از خودتان دو سؤال ساده بپرسید؛ هدف از این بحث چیست؟ نتیجه ایده‌آل برای این بحث چه خواهد بود؟
تلاش كنید تا از دریچه آنها به اوضاع نگاه كنید
همواره تلاش كنید تا اول درك كنید، پیش از آن كه درك شوید. همان‌طور كه گفته شد، بسیاری از كارمندان زمانی كه مورد انتقاد قرار می‌گیرند حالت تدافعی به خود می‌گیرند و به هیچ عنوان پذیرای صحبت‌ها نخواهند بود. برای این كه بتوانید از به وجود آمدن چنین شرایطی جلوگیری كنید، بهتر است این فرصت را به فرد بدهید تا افكارش، نحوه عملكردش در آن شرایط خاص یا علت روشی كه برای انجام مسؤولیتش اتخاذ كرده بود را برایتان بازگو كند.
دادن این فرصت به فرد به شما كمك خواهد كرد تا بهتر بتوانید ریشه و علت موضوع را كه شاید فقط نشأت گرفته از برداشت نادرست فرد از موضوعی یا چالشی غیر منتظره بوده را درك كنید. یكی از پایه‌ای‌ترین مهارت‌هایی كه هر كارآفرین یا مدیری به آن نیاز خواهد داشت، گوش دادن فعال است. حتی اگر به عنوان مدیر مجموعه قرار باشد انتقاد سازنده‌ای را برای بهبود عملكرد كارمندتان به او بدهید باید تلاش كنید تا تعادل جلسه را بین دو طرف به خوبی برقرار كنید و در طول بحث متكلم وحده نباشید.
بر اساس نتایج مطالعات، 47 درصد كارمندان قبول دارند كه مشكلات شخصی موجب كاهش عملكردشان می‌شود. درصدی كه قابل چشم‌پوشی نیست! بنابراین اگر زمانی را برای ایجاد ارتباط با كارمندانتان صرف كنید، در زمان مورد نیاز نیز درك بهتری از علت عملكرد ضعیفشان خواهید داشت. در چنین شرایطی پیدا كردن راه‌حل مناسب برای رفع شرایط به وجود آمده نیز آسان‌تر خواهد بود.
زمانی كه رابطه درستی با كارمندانتان شكل داده باشید می‌توانید هنگام ارائه بازخورد منفی، بر اساس تجربیاتتان به آنها راه‌حل‌های مناسب برای برطرف كردن مشكلاتشان نیز ارائه دهید و به این ترتیب گفت‌وگوی دوستانه‌ای را برای برطرف كردن نواقص و پیشبرد اهداف پیش رو ایجاد خواهید كرد.
فرضیات را كنار بگذارید
در بسیاری از موارد مدیران ناخودآگاه بر مبنای احساسشان از شخصیت افراد عملكردشان را قضاوت می‌كنند. معمولا در بحث‌ها هر طرف بحث برداشت خاص خودش را از صحبت‌ها خواهد داشت. بی‌توجهی به این موضوع می‌تواند به ایجاد مشكلاتی در روند بحث منجر شود.
این كه در طول برداشت برخی منظورها اشتباه برداشت شود بسیار رایج است، اما به عنوان مدیر یك مجموعه باید بتوانید به جای تمركز بر حاشیه‌ها یا گیر كردن به برخی جمله‌ها یا حتی پیش‌فرض‌های ذهنی كه در مورد فرد دارید، ذهن خود را بر واقعیات و شرایط موجود منسجم كنید.
به عقیده كارشناسان كسب‌وكاری بسیار مهم است كه در شرایط مختلف آنها را فارغ از فرد بررسی كنید و در موردشان تصمیم بگیرید. بنابراین پیش از ارائه بازخورد ابتدا، مدارك موجود را به خوبی بررسی كنید و بر اساس مدارك و حقایق در مورد نحوه برخوردتان با موضوع تصمیم بگیرید. این كار كمك می‌كند تا هر زمان كه احساستان خواست وارد عمل شود، بتوانید اوضاع را به‌خوبی مدیریت و كاملا منطقی رفتار كنید. این موضوع همچنین به انسجام بیشتر مجموعه و افزایش بهره‌وری افراد بدون اعمال سلیقه شخصی خواهد انجامید.
فضای بی‌خطری ایجاد كنید
هر بازخوردی، چه مثبت و چه منفی، باید در زمان و مكان مناسب منتقل شود تا بتواند بیشترین اثرگذاری را به دنبال داشته باشد. اما همواره این نكته را به خاطر داشته باشید كه همان قدر كه ارائه بازخورد مثبت و تشویق در جمع اثرگذارتر خواهد بود، بازخورد منفی بهتر است كه به صورت فردی منتقل شود.
ایجاد فضای بی‌خطر به این معنی است كه تفاوت میان ارائه روش سالم و ناسالم ارائه بازخورد منفی را به‌خوبی درك كنید. زمانی كه بتوانید بدون آسیب زدن به فرد بازخورد منفی‌تان را به روشنی منتقل كنید، فرد نیز پذیراتر آن را دریافت می‌كند. در حالی كه ارائه بازخورد منفی به شیوه نامناسب ممكن است فرد را در حالت تدافعی قرار دهد و حتی كارایی و اشتیاق فرد را برای ارائه كار بهتر از بین ببرد.
به عقیده روان‌شناسان، فریاد زدن و تحقیر افراد در جمع به دلیل عملكرد ضعیفشان نه‌تنها نتیجه مثبتی به دنبال نخواهد داشت، بلكه با افزایش حس نارضایتی و خشم، عملكرد آتی فرد را نیز كاهش خواهد داد. بنابراین علاوه بر بیان خصوصی، در طول صحبت آرامش خود را حفظ كنید. انتخاب واژه مناسب نیز می‌تواند به ایجاد آمادگی در فرد برای پذیرش صحبت‌ها و دیدن سهم خود در اتفاق موجود كمك كند. زمانی كه با لحن تند به سمت فرد حمله كنید، بدون شك پیش از آن كه به حرفتان گوش كند شروع به دفاع از خود در برابر حرف‌های شما خواهد كرد. سعی كنید در طول بحث گوش شنوایی برای توضیحات فرد داشته باشید و حتی از خودش نیز برای ارائه راه‌حل مؤثر برای مشكل به وجود آمده كمك بگیرید.
نیرو محركه تغییر باشید
سعی كنید حس مسؤولیت‌پذیری را در آنها با بررسی‌های دوره‌ای عملكرد و مطمئن شدن از این كه كارمندانتان در مسیر بهبود و پیشرفت هستند، تقویت كنید. بر اساس نتایج مطالعات 91 درصد كارمندان، احساس قابل اعتماد بودن را یكی از نیازهای ضروری در محیط كار می‌دانند. مدیرانی كه از نظرات افراد برای ترسیم نقشه راه رسیدن به نتیجه مورد نظر استفاده می‌كنند این پیام را به آنها القا می‌كنند كه به توانایی‌شان برای دستیابی به این نتیجه اطمینان دارند.
در طول مسیر نقاطی را به عنوان نقاط عطف مشخص كنید، اهداف مشتركی را تعیین كنید و در طول مسیر با حمایت و دنبال كردن مسیر حركتشان، انگیزه آنها را دو چندان كنید. پرسیدن سؤالاتی مانند این كه «فكر می‌كنی چطور می‌توانم كمكت كنم؟» یا «احساس می‌كنی در چه زمینه‌ای نیاز به بیشتر آموختن داری؟» به شما كمك می‌كند كه بهترین حمایت مورد نیاز را برای دستیابی به اهداف مورد انتظارتان برای كاركنانتان فراهم كنید.
بازخورد را در مجموعه رایج کنید
به عنوان مدیر نباید فقط بازخوردهای منفی را به كارمندانتان منتقل كنید. بر اساس نتایج مطالعه‌ای كه در دانشگاه هاروارد انجام شده، 82 درصد از كارمندان آمریكایی احساس می‌كنند كه مدیرانشان درك درستی از تلاششان ندارند. در مطالعه دیگری 69 درصد از كارمندان گفته بودند در صورتی كه تلاش‌هایشان دیده شود انگیزه بیشتری برای افزایش كارایی‌شان خواهند داشت.
بنابراین ایجاد فضایی كه در آن بازخوردهای مثبت و منفی به صورت مداوم به افراد داده می‌شود بسیار كاراتر از هر روش دیگری در جهت پیشبرد اهداف مجموعه عمل خواهد كرد. معمولا بازخوردهای كسی برایتان اثرگذار خواهد بود كه مداوما به صورت شفاف انتظاراتش را از شما بیان می‌كند، زمانی كه كاری را به‌خوبی انجام می‌دهید به آن اذعان دارد و جایی كه می‌توانید با تلاش بیشتر آن را بهبود ببخشید به شما نشان می‌دهد.
استفاده از فرصت پیش‌آمده برای آموزش
كارمندان نیاز دارند بدانند برایشان ارزش و احترام قائل هستید، حمایتشان می‌كنید. هیچ فردی دوست ندارد با او مانند كودكی كه والدین خشمگینش توبیخش می‌كنند، رفتار شود. جلسات ارائه بازخورد می‌تواند فرصت خوبی برای هدایت و راهنمایی كارمندانتان باشد. در ابتدا سعی كنید در مورد نقاط قوت كارمندتان صحبت كنید و به مرور بحث را به سمت مواردی ببرید كه نیاز هست تقویت شوند. زمانی كه می‌خواهید در خصوص بهبود عملكرد در زمینه‌ای صحبت كنید باید عملكرد كنونی را با آنچه در آینده مورد نیاز است مقایسه كنید و زمانی كه در خصوص نقاط قوت و پیشرفت‌ها صحبت می‌كنید باید عملكرد فرد در گذشته را با عملكرد كنونی‌اش مقایسه
كنید. همچنین در طول بحث باید نشان دهید همه با هم در یك كشتی هستید و شما در مقابلش قرار ندارید، بلكه در تلاشید تا با بهبود برخی از نقاط ضعف به موفقیت فرد و در نهایت موفقیت مجموعه كمك كنید.
پیش از آن كه شتاب‌زده بازخوردتان را به كارمندتان انتقال دهید، خوب فكر كنید و ببینید كه دقیقا چه نتیجه‌ای مورد نظرتان خواهد بود. هدف از ارائه بازخورد به كارمندان این است كه به درستی بتوانید به آنها نشان دهید كه در چه صورتی خودشان، جایگاهشان، گروه كاری‌شان و در انتها كل مجموعه موفق خواهند بود. علاوه بر این برای رفع نقصان‌های موجود لازم است فرد به‌خوبی درك كند كه چه انتظاراتی را باید برآورده كند و قرار است در انتها به كجا برسد كه نتیجه مورد نظر را به دست بیاورد.
مدیرانی كه بدون هیچ برنامه ذهنی وارد چنین بحث‌های دشواری می‌شوند باید این ریسك را نیز بپذیرند كه خیلی محتمل است بحث منحرف شود و در نهایت به نتیجه دلخواهشان نتوانند دست پیدا كنند، بنابراین برای پیشگیری از چنین شرایطی كافی است پیش از آغاز چنین بحثی از خودتان دو سؤال ساده بپرسید؛ هدف از این بحث چیست؟ نتیجه ایده‌آل برای این بحث چه خواهد بود؟
تلاش كنید تا از دریچه آنها به اوضاع نگاه كنید
همواره تلاش كنید تا اول درك كنید، پیش از آن كه درك شوید. همان‌طور كه گفته شد، بسیاری از كارمندان زمانی كه مورد انتقاد قرار می‌گیرند حالت تدافعی به خود می‌گیرند و به هیچ عنوان پذیرای صحبت‌ها نخواهند بود. برای این كه بتوانید از به وجود آمدن چنین شرایطی جلوگیری كنید، بهتر است این فرصت را به فرد بدهید تا افكارش، نحوه عملكردش در آن شرایط خاص یا علت روشی كه برای انجام مسؤولیتش اتخاذ كرده بود را برایتان بازگو كند.
دادن این فرصت به فرد به شما كمك خواهد كرد تا بهتر بتوانید ریشه و علت موضوع را كه شاید فقط نشأت گرفته از برداشت نادرست فرد از موضوعی یا چالشی غیر منتظره بوده را درك كنید. یكی از پایه‌ای‌ترین مهارت‌هایی كه هر كارآفرین یا مدیری به آن نیاز خواهد داشت، گوش دادن فعال است. حتی اگر به عنوان مدیر مجموعه قرار باشد انتقاد سازنده‌ای را برای بهبود عملكرد كارمندتان به او بدهید باید تلاش كنید تا تعادل جلسه را بین دو طرف به خوبی برقرار كنید و در طول بحث متكلم وحده نباشید.
بر اساس نتایج مطالعات، 47 درصد كارمندان قبول دارند كه مشكلات شخصی موجب كاهش عملكردشان می‌شود. درصدی كه قابل چشم‌پوشی نیست! بنابراین اگر زمانی را برای ایجاد ارتباط با كارمندانتان صرف كنید، در زمان مورد نیاز نیز درك بهتری از علت عملكرد ضعیفشان خواهید داشت. در چنین شرایطی پیدا كردن راه‌حل مناسب برای رفع شرایط به وجود آمده نیز آسان‌تر خواهد بود.
زمانی كه رابطه درستی با كارمندانتان شكل داده باشید می‌توانید هنگام ارائه بازخورد منفی، بر اساس تجربیاتتان به آنها راه‌حل‌های مناسب برای برطرف كردن مشكلاتشان نیز ارائه دهید و به این ترتیب گفت‌وگوی دوستانه‌ای را برای برطرف كردن نواقص و پیشبرد اهداف پیش رو ایجاد خواهید كرد.
فرضیات را كنار بگذارید
در بسیاری از موارد مدیران ناخودآگاه بر مبنای احساسشان از شخصیت افراد عملكردشان را قضاوت می‌كنند. معمولا در بحث‌ها هر طرف بحث برداشت خاص خودش را از صحبت‌ها خواهد داشت. بی‌توجهی به این موضوع می‌تواند به ایجاد مشكلاتی در روند بحث منجر شود.
این كه در طول برداشت برخی منظورها اشتباه برداشت شود بسیار رایج است، اما به عنوان مدیر یك مجموعه باید بتوانید به جای تمركز بر حاشیه‌ها یا گیر كردن به برخی جمله‌ها یا حتی پیش‌فرض‌های ذهنی كه در مورد فرد دارید، ذهن خود را بر واقعیات و شرایط موجود منسجم كنید.
به عقیده كارشناسان كسب‌وكاری بسیار مهم است كه در شرایط مختلف آنها را فارغ از فرد بررسی كنید و در موردشان تصمیم بگیرید. بنابراین پیش از ارائه بازخورد ابتدا، مدارك موجود را به خوبی بررسی كنید و بر اساس مدارك و حقایق در مورد نحوه برخوردتان با موضوع تصمیم بگیرید. این كار كمك می‌كند تا هر زمان كه احساستان خواست وارد عمل شود، بتوانید اوضاع را به‌خوبی مدیریت و كاملا منطقی رفتار كنید. این موضوع همچنین به انسجام بیشتر مجموعه و افزایش بهره‌وری افراد بدون اعمال سلیقه شخصی خواهد انجامید.
فضای بی‌خطری ایجاد كنید
هر بازخوردی، چه مثبت و چه منفی، باید در زمان و مكان مناسب منتقل شود تا بتواند بیشترین اثرگذاری را به دنبال داشته باشد. اما همواره این نكته را به خاطر داشته باشید كه همان قدر كه ارائه بازخورد مثبت و تشویق در جمع اثرگذارتر خواهد بود، بازخورد منفی بهتر است كه به صورت فردی منتقل شود.
ایجاد فضای بی‌خطر به این معنی است كه تفاوت میان ارائه روش سالم و ناسالم ارائه بازخورد منفی را به‌خوبی درك كنید. زمانی كه بتوانید بدون آسیب زدن به فرد بازخورد منفی‌تان را به روشنی منتقل كنید، فرد نیز پذیراتر آن را دریافت می‌كند. در حالی كه ارائه بازخورد منفی به شیوه نامناسب ممكن است فرد را در حالت تدافعی قرار دهد و حتی كارایی و اشتیاق فرد را برای ارائه كار بهتر از بین ببرد.
به عقیده روان‌شناسان، فریاد زدن و تحقیر افراد در جمع به دلیل عملكرد ضعیفشان نه‌تنها نتیجه مثبتی به دنبال نخواهد داشت، بلكه با افزایش حس نارضایتی و خشم، عملكرد آتی فرد را نیز كاهش خواهد داد. بنابراین علاوه بر بیان خصوصی، در طول صحبت آرامش خود را حفظ كنید. انتخاب واژه مناسب نیز می‌تواند به ایجاد آمادگی در فرد برای پذیرش صحبت‌ها و دیدن سهم خود در اتفاق موجود كمك كند. زمانی كه با لحن تند به سمت فرد حمله كنید، بدون شك پیش از آن كه به حرفتان گوش كند شروع به دفاع از خود در برابر حرف‌های شما خواهد كرد. سعی كنید در طول بحث گوش شنوایی برای توضیحات فرد داشته باشید و حتی از خودش نیز برای ارائه راه‌حل مؤثر برای مشكل به وجود آمده كمك بگیرید.
نیرو محركه تغییر باشید
سعی كنید حس مسؤولیت‌پذیری را در آنها با بررسی‌های دوره‌ای عملكرد و مطمئن شدن از این كه كارمندانتان در مسیر بهبود و پیشرفت هستند، تقویت كنید. بر اساس نتایج مطالعات 91 درصد كارمندان، احساس قابل اعتماد بودن را یكی از نیازهای ضروری در محیط كار می‌دانند. مدیرانی كه از نظرات افراد برای ترسیم نقشه راه رسیدن به نتیجه مورد نظر استفاده می‌كنند این پیام را به آنها القا می‌كنند كه به توانایی‌شان برای دستیابی به این نتیجه اطمینان دارند.
در طول مسیر نقاطی را به عنوان نقاط عطف مشخص كنید، اهداف مشتركی را تعیین كنید و در طول مسیر با حمایت و دنبال كردن مسیر حركتشان، انگیزه آنها را دو چندان كنید. پرسیدن سؤالاتی مانند این كه «فكر می‌كنی چطور می‌توانم كمكت كنم؟» یا «احساس می‌كنی در چه زمینه‌ای نیاز به بیشتر آموختن داری؟» به شما كمك می‌كند كه بهترین حمایت مورد نیاز را برای دستیابی به اهداف مورد انتظارتان برای كاركنانتان فراهم كنید.
بازخورد را در مجموعه رایج کنید
به عنوان مدیر نباید فقط بازخوردهای منفی را به كارمندانتان منتقل كنید. بر اساس نتایج مطالعه‌ای كه در دانشگاه هاروارد انجام شده، 82 درصد از كارمندان آمریكایی احساس می‌كنند كه مدیرانشان درك درستی از تلاششان ندارند. در مطالعه دیگری 69 درصد از كارمندان گفته بودند در صورتی كه تلاش‌هایشان دیده شود انگیزه بیشتری برای افزایش كارایی‌شان خواهند داشت.
بنابراین ایجاد فضایی كه در آن بازخوردهای مثبت و منفی به صورت مداوم به افراد داده می‌شود بسیار كاراتر از هر روش دیگری در جهت پیشبرد اهداف مجموعه عمل خواهد كرد. معمولا بازخوردهای كسی برایتان اثرگذار خواهد بود كه مداوما به صورت شفاف انتظاراتش را از شما بیان می‌كند، زمانی كه كاری را به‌خوبی انجام می‌دهید به آن اذعان دارد و جایی كه می‌توانید با تلاش بیشتر آن را بهبود ببخشید به شما نشان می‌دهد.
استفاده از فرصت پیش‌آمده برای آموزش
كارمندان نیاز دارند بدانند برایشان ارزش و احترام قائل هستید، حمایتشان می‌كنید. هیچ فردی دوست ندارد با او مانند كودكی كه والدین خشمگینش توبیخش می‌كنند، رفتار شود. جلسات ارائه بازخورد می‌تواند فرصت خوبی برای هدایت و راهنمایی كارمندانتان باشد. در ابتدا سعی كنید در مورد نقاط قوت كارمندتان صحبت كنید و به مرور بحث را به سمت مواردی ببرید كه نیاز هست تقویت شوند. زمانی كه می‌خواهید در خصوص بهبود عملكرد در زمینه‌ای صحبت كنید باید عملكرد كنونی را با آنچه در آینده مورد نیاز است مقایسه كنید و زمانی كه در خصوص نقاط قوت و پیشرفت‌ها صحبت می‌كنید باید عملكرد فرد در گذشته را با عملكرد كنونی‌اش مقایسه
كنید. همچنین در طول بحث باید نشان دهید همه با هم در یك كشتی هستید و شما در مقابلش قرار ندارید، بلكه در تلاشید تا با بهبود برخی از نقاط ضعف به موفقیت فرد و در نهایت موفقیت مجموعه كمك كنید.
