با گسترش ویروس كرونا در جهان، اگر در اندیشه ایجاد شرایط دوركاری هستید برای مدیریت بهتر و حفظ بهره‌وری به این نكات توجه كنید
كسب‌وكار از راه دور
تحول پرسرعت دنیای مجازی و سرعت ارتباطات با ظهور نسل پنجم اینترنت (5G) طی ماه‌های اخیر مقدمه مناسبی برای تحول عظیم در شكل كسب‌وكارهای كنونی فراهم كرده بود. بسیاری از كارشناسان عقیده داشتند با ورود به سال جدید میلادی خیلی زود شاهد موج عظیمی از تغییرات در شیوه انجام كارها خواهیم بود و احتمالا دوركاری - كه این روزها تا حدی توانسته كارایی‌اش در مواقع لزوم را به كارآفرینان و صاحبان كسب‌وكارهای جدید اثبات كند ، به یكی از بایدهای فرصت‌های شغلی تبدیل خواهد شد. اما هیچ‌كس به این موضوع فكر نمی‌كرد كه طی چند ماه این تحول با پراكنده‌شدن ویروس ناشناخته‌ای در كشورهای مختلف خیلی زود به یكی از مهم‌ترین دغدغه‌‌های كسب‌وكارهای مختلف در سراسر دنیا و حتی در كشور ما تبدیل شود. در پی شیوع این ویروس در جهان و ابتلای تعدادی از هموطنان‌مان به بیماری كووید ــ ۱۹، بسیاری از كسب‌وكارهای داخل كشور كه ماهیت‌شان با دوركاری منافاتی ندارد در فكر ایجاد سازوكاری مناسب برای فراهم كردن شرایطی هستند كه در عین پویایی مجموعه كسب‌وكاری‌شان، امكان كار از منزل را برای كاركنان فراهم كنند تا میزان ترددهای شهری به حداقل ممكن برسد و احتمال ابتلا و شیوع بیشتر بیماری كاهش یابد. در ادامه ضمن ارائه چهار نكته كلیدی به كارآفرینان به منظور فراهم كردن شرایط مورد نیاز برای تسلط بر اوضاع كنونی و مدیریت بهینه كسب‌وكارشان از راه دور، پنج نكته مهم برای افزایش بهره‌وری هنگام دوركاری را به كارمندانی كه این روزها از منزل كارها را پی می‌گیرند، بررسی می‌كنیم.
چند توصیه برای دوركاری
فضای كاری بسازید
یكی از نكاتی كه می‌تواند بازده كاری را در هنگام دوركاری به طور چشمگیری كاهش دهد، احساس راحتی بیش از اندازه است. در هر قسمتی از خانه كه قرار است كار خود را انجام دهید باید شرایطی فراهم كنید كه به شما یادآوری كند «سر كار هستید!». مغز زمانی كه در شرایط بسیار راحت مانند لم دادن روی مبل راحتی یا درون تختخواب باشد این پیام را دریافت می‌كند كه زمان استراحت است و به طور طبیعی بدن را برای حالت آرامش و خواب آماده می‌كند. بنابراین چنین فضاهایی نمی‌تواند برای انجام مسؤولیت كاری مناسب باشد. سعی كنید برای فضای كاری خود میز و صندلی راحت اما استاندارد با نور كافی و به دور از سر و صدا و عوامل پرش تمركز در نظر بگیرید تا ضمن این كه از نشستن پشت میز احساس خستگی نمی‌كنید، به مغزتان یادآور شوید كه زمان هوشیاری كامل و انجام كار است. لازم نیست اتاقی را به صورت كامل به اتاق كار اختصاص دهید، گوشه‌ای از یك اتاق هم برای مخابره این پیام كافی است. به این ترتیب هر وقت در این گوشه اتاق قرار گرفتید یعنی سر كار هستید!
فضای كاری و وسایل مورد نیاز بر حسب نوع كاری كه قرار است در خانه انجام دهید قطعا متفاوت خواهد بود. اما در هر صورت تلاش كنید تا فضایی را به كارتان اختصاص دهید كه در كنار راحتی شبیه فضای كار كردن هم باشد.
برنامه‌ریزی و زمان‌بندی داشته باشید
زمانی كه قرار باشد از خانه كار خود را انجام دهید، ساعت كاری به شكلی كه در محیط كار حاضر می‌شوید نمی‌تواند سفت و سخت باشد. نداشتن چارچوب زمانی مشخص می‌تواند بهره‌وری روزانه شما را كاهش دهد. اما از طرفی این نكته نوعی مزیت برای افزایش بهره‌وری نیز خواهد بود.
داشتن برنامه روزانه و پایبندی به آن كمك زیادی می‌كند كه بتوانید از این ویژگی برای افزایش بهره‌وری كاری خود استفاده كنید، اما در كنار برنامه‌ریزی دقیق و ساعتی می‌توانید از مزیت طلایی نداشتن ساعت كاری مشخص در هنگام دوركاری بهره‌مند شوید؛ گرچه بدن بسیاری از افراد در ابتدای صبح برای آغاز فعالیت‌های روزانه بیشترین سطح آمادگی را دارد، اما افراد متعددی نیز هستند كه ساعت بدنشان به صورتی است كه با آغاز شب مغزشان فعال‌تر و آماده‌تر خواهد بود. ویژگی زمان‌بندی منعطف هنگام دوركاری این امكان را برایتان فراهم می‌كند كه برنامه‌ریزی روزانه خود را مطابق با ساعت بدنتان تنظیم كنید و به این ترتیب بیشترین كارایی را داشته باشید.
زمانی را به استراحت‌های كوتاه اختصاص دهید
برخی اوقات دوركاری موجب می‌شود افراد در فضای كاری خود غرق شوند و متوجه گذر زمان نشوند. برخی از افراد حتی تصور می‌كنند با یكسره نشست پشت رایانه بهره‌وری بیشتری خواهند داشت. این در حالی است كه مغز برای ادامه فعالیت‌های خود به استراحت‌های كوتاه مدت با فواصل زمانی مشخص نیاز دارد. زمانی كه در محیط كار حضور داشتید این وقفه‌ها به بهانه‌های مختلف مانند نوشیدن چای با همكارتان یا صحبت در خصوص موضوعات غیركاری و... فراهم می‌شد. پس اكنون نیز باید این وقفه‌ها را ایجاد كنید.
البته به معنی این نیست كه با فواصل كوتاه مدام كار خود را رها كنید و به خودتان استراحت بدهید، زیرا تكرر رها كردن كار از تمركز و در پی آن كارایی‌تان خواهد كاست. بنابراین به صورت منطقی در فواصل مشخصی به ذهن و جسمتان استراحت بدهید تا ضمن حفظ سلامت كارایی مغز خود را نیز افزایش دهید. همچنین در طول روز میزان ساعت مشخصی را مشابه ساعت حضور در محیط كارتان به كار اختصاص دهید و از جنبه‌های دیگر زندگی غافل نشوید.
با اعضای تیم كاری صحبت كنید
گرچه نوشتار در فضای مجازی این امكان را برایتان فراهم می‌كند كه نكات مورد نیاز را با همكارانتان در میان بگذارید، اما هیچ چیز نمی‌تواند جایگزین صحبت كردن و ارتباط مستقیم شود. در زمان دوركاری امكان ارتباط رودررو فراهم نیست، اما سعی كنید برنامه‌ای برای ارتباط صوتی یا ترجیحا تصویری با اعضای تیم كاری خود در طول روز داشته باشید و از این طریق نكات مورد نیاز را در خصوص پیشرفت طرح یا مشكلات احتمالی در میان بگذارید.
ارتباط مستقیم علاوه بر فراهم‌كردن شرایط لازم برای تبادل اطلاعات، حس انگیزشی بیشتری را برای پیشبرد اهداف كاری میان شما و همكارانتان ایجاد خواهد كرد. سعی كنید در این روزها از پیشرفت‌های چشمگیر دنیای فناوری اطلاعات و ارتباطات غافل نشوید.
عوامل حواس‌پرتی را دور كنید
یكی از مشكلاتی كه ممكن است بسیاری از كارمندانی را كه به كار در فضای كار عادت كرده‌اند در هنگام دوركاری‌های موقت با آن رو‌به‌رو شوند، نداشتن تمركز كافی است. زمانی كه در محیط خانه مشغول كار هستید عوامل متعددی می‌تواند موجب پرش حواس و به هم ریختن ذهنتان شود. به ویژه كه دیگر اعضای خانواده به‌ویژه كودكان نیز معمولا نمی‌توانند با این موضوع كنار بیایند كه در خانه باشید، اما با آنها در تعامل نباشید یا برخی مسؤولیت‌های خانه را انجام ندهید. برای غلبه بر این موضوع باید بتوانید عواملی را كه موجب از بین رفتن تمركزتان می‌شود از خودتان دور كنید. كتاب یا بازی فكری یا هر چیز دیگری كه ممكن است ذهنتان را قلقلك دهد روی میز كار یا نزدیك فضای كارتان قرار ندهید. ساعت كاری خود را همان‌گونه كه اشاره شد مشخص كنید، به آن پایبند باشد و از اعضای خانواده نیز بخواهید در آن ساعات با شما كاری نداشته باشند و دقیقا احساس كنند سر كار هستید.
چطور كسب‌وكارم را طی بحران «فعال» نگه دارم؟
برای شرایط بحرانی آماده شوید
اگر در كسب‌وكارتان تاكنون امكان استفاده از شرایط كاری منعطف و دوركاری را برای كاركنان‌تان فراهم نكرده‌اید، شاید وقت آن رسیده كه سازوكار این شیوه را در كسب‌وكارتان تعبیه كنید. به ویژه با توجه به این كه در یك‌سال اخیر شاهد آن بودیم كه بلایای طبیعی و بیماری‌های گوناگون می‌تواند بسیار افسارگسیخته‌تر از سال‌های گذشته شرایط زندگی انسان‌ها را در سطوح بسیار گسترده در طی چند ساعت به كلی متحول كند. شاید بد نباشد از شرایط پیش آمده پیش از آن كه به بحران عظیمی مانند بحران كنونی اقتصاد چین وارد شویم، برای تمرین این تحول استفاده كنید و شرایط لازم را برای انعطاف‌پذیرشدن فضای كسب‌وكارتان متناسب با هر آنچه در آینده ممكن است پیش بیاید، فراهم كنید.
برای كارمندان‌تان در صورتی كه مسؤولیت و حجم كاری‌شان به نحوی است كه می‌توانند كارشان را از خانه نیز انجام دهند، شرایطی فراهم كنید كه دوركار شوند. این امر كمك خواهد كرد كه دید مناسبی برای زمانی كه ممكن است شرایطی بحرانی پیش بیاید و چاره‌ای جز دوركاری وجود نداشته باشد، به دست آورید. در این صورت می‌توانید مشكلات یا ضعف‌هایی كه برای چنین شرایطی در كسب‌وكارتان وجود دارد را شناسایی و تقویت كنید. با این تجربه، توانایی برنامه‌ریزی و آمادگی لازم را برای ادامه فعالیت كسب‌وكارتان در هر شرایط پیش‌بینی نشده‌‌ای به دست خواهید آورد.
هدفگذاری كنید
شرایطی كه در آن چاره‌ای به جز دوركاری تمام افراد یك مجموعه وجود نداشته باشد، قطعا شرایط آسانی نخواهد بود. قطعا در چنین شرایطی وجود نگرانی، حواس‌پرتی و مشغولیت‌های ذهنی غیركاری در فضای كسب‌وكار نیز اجتناب‌ناپذیر است. هدفگذاری قاطعانه در این زمان می‌تواند نیرو محركه خوبی برای به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها، نگرانی‌ها و نداشتن تمركز در اعضای یك مجموعه و حركت مستقیم به سمت جلو باشد. البته باید به این نكته توجه داشته باشید كه در چنین شرایطی كه حضور فیزیكی كاركنان در داخل مجموعه فراهم نیست نحوه سیاستگذاری‌ها و تعیین اهداف برای پیشبرد مجموعه با شرایط عادی متفاوت خواهد بود. سعی كنید با بررسی اولویت‌های كاری مجموعه خود، تمركز كاری را بر مواردی معطوف كنید كه به نتیجه رساندن‌شان در شرایط دوركاری مهیاتر باشد. در واقع متناسب با شرایط، مسیر حركت مجموعه را طوری راهبری كنید كه با وجود دوركاری كسب‌وكارتان با حداكثر كارایی به فعالیتش ادامه دهد و حس رخوت و ركود در میان كارمندان‌تان وارد نشود.
از ابزارهای مناسب استفاده كنید
از مهم‌ترین فواید پیشرفت فناوری به وجود آمدن راه‌های ارتباطی متنوع و ایجاد دسترسی آسان میان افرادی است كه در یك مجموعه در كنار هم حضور فیزیكی ندارند. ابزارهای ارتباطی نظیر پیام‌رسان‌هایی كه حتی قابلیت ارتباط تصویری هم‌زمان اعضای یك تیم كاری را از نقاط گوناگون فراهم می‌كند می‌توانند در چنین شرایطی اعضای تیم كاری را در دسترس یكدیگر قرار دهد. اگرچه قطعا ارتباط تصویری نمی‌تواند به صورت كامل كیفیت یك جلسه حضوری رودررو را فراهم كند، اما می‌تواند ابزار مناسبی برای سهولت بیشتر ادامه كار تیمی از خانه باشد.
به عنوان راهبر یك مجموعه، علاوه بر نحوه مدیریت ادامه كار خارج محل كار باید به فكر فراهم بودن ابزارهای مورد نیاز برای كار در خانه برای كاركنان‌تان نیز باشید. پیش از رسیدن به بحران به این جمع‌بندی برسید كه قرار است شما ابزارهای لازم برای كار مجازی مانند رایانه شخصی یا گوشی هوشمند فراهم كنید یا قرار است هر فردی از داشته‌های خودش در این مدت استفاده كند؟ آیا همه به تجهیزات لازم و اینترنت پرسرعت دسترسی دارند؟ بنابراین متناسب با كار‌هایی كه قرار است از خانه انجام شود، به روش ارتباطی مورد نیاز و در صورت لزوم ابزارهای لازم برای انجام كار از دور نیز فكر كرده و تدبیر لازم را اتخاذ كنید.
به افراد اعتماد كنید
مهم‌ترین نكته كه در نهایت پس از همه تدابیر، تصمیم‌گیری‌ها و آماده‌سازی شرایط برای به كارگیری روش دور كاری به آن نیاز خواهید داشت این است كه بتوانید به كارمندان‌تان اطمینان كافی داشته باشید. هرچقدر كه برنامه‌ریزی دقیق و ابزارهای بررسی عملكرد گوناگون را به كار بگیرید، همچنان ماهیت دوركاری به صورتی است كه نمی‌توان نظارت كاملی بر فرد دوركار اعمال كرد. زیرا نمی‌توانید به صورت لحظه به لحظه مطلع باشید كه هر یك از كارمندان‌تان مشغول چه كاری هستند. اما این ویژگی خیلی هم بد نیست. دوركاری در شرایط بحرانی این امكان را برایتان فراهم می‌كند كه اگر از آن دست مدیران كنترل‌گری هستید كه لحظه به لحظه كارمندان را زیر ذره‌بین می‌گیرند، این عادت مخرب را از خود دور كنید.
در طول این زمان هر لحظه از این موضوع كه نمی‌دانید الان كارمندان‌تان مشغول كارشان هستند یا نه چنانچه حس عصبانیت و آشفتگی داشتید، نفس عمیق بكشید. به خودتان یادآوری كنید زمانی كه هر یك از این افراد را استخدام می‌كردید توانایی و توانمندی ویژه‌ای را در آنها دیده بودید. اكنون زمان باور آن توانمندی‌ها و فرصت پر و بال دادن به اعضای تیم‌كاری‌تان است تا بتوانند شایستگی خود را به بهترین شكل بروز دهند.
فضای كاری بسازید
یكی از نكاتی كه می‌تواند بازده كاری را در هنگام دوركاری به طور چشمگیری كاهش دهد، احساس راحتی بیش از اندازه است. در هر قسمتی از خانه كه قرار است كار خود را انجام دهید باید شرایطی فراهم كنید كه به شما یادآوری كند «سر كار هستید!». مغز زمانی كه در شرایط بسیار راحت مانند لم دادن روی مبل راحتی یا درون تختخواب باشد این پیام را دریافت می‌كند كه زمان استراحت است و به طور طبیعی بدن را برای حالت آرامش و خواب آماده می‌كند. بنابراین چنین فضاهایی نمی‌تواند برای انجام مسؤولیت كاری مناسب باشد. سعی كنید برای فضای كاری خود میز و صندلی راحت اما استاندارد با نور كافی و به دور از سر و صدا و عوامل پرش تمركز در نظر بگیرید تا ضمن این كه از نشستن پشت میز احساس خستگی نمی‌كنید، به مغزتان یادآور شوید كه زمان هوشیاری كامل و انجام كار است. لازم نیست اتاقی را به صورت كامل به اتاق كار اختصاص دهید، گوشه‌ای از یك اتاق هم برای مخابره این پیام كافی است. به این ترتیب هر وقت در این گوشه اتاق قرار گرفتید یعنی سر كار هستید!
فضای كاری و وسایل مورد نیاز بر حسب نوع كاری كه قرار است در خانه انجام دهید قطعا متفاوت خواهد بود. اما در هر صورت تلاش كنید تا فضایی را به كارتان اختصاص دهید كه در كنار راحتی شبیه فضای كار كردن هم باشد.
برنامه‌ریزی و زمان‌بندی داشته باشید
زمانی كه قرار باشد از خانه كار خود را انجام دهید، ساعت كاری به شكلی كه در محیط كار حاضر می‌شوید نمی‌تواند سفت و سخت باشد. نداشتن چارچوب زمانی مشخص می‌تواند بهره‌وری روزانه شما را كاهش دهد. اما از طرفی این نكته نوعی مزیت برای افزایش بهره‌وری نیز خواهد بود.
داشتن برنامه روزانه و پایبندی به آن كمك زیادی می‌كند كه بتوانید از این ویژگی برای افزایش بهره‌وری كاری خود استفاده كنید، اما در كنار برنامه‌ریزی دقیق و ساعتی می‌توانید از مزیت طلایی نداشتن ساعت كاری مشخص در هنگام دوركاری بهره‌مند شوید؛ گرچه بدن بسیاری از افراد در ابتدای صبح برای آغاز فعالیت‌های روزانه بیشترین سطح آمادگی را دارد، اما افراد متعددی نیز هستند كه ساعت بدنشان به صورتی است كه با آغاز شب مغزشان فعال‌تر و آماده‌تر خواهد بود. ویژگی زمان‌بندی منعطف هنگام دوركاری این امكان را برایتان فراهم می‌كند كه برنامه‌ریزی روزانه خود را مطابق با ساعت بدنتان تنظیم كنید و به این ترتیب بیشترین كارایی را داشته باشید.
زمانی را به استراحت‌های كوتاه اختصاص دهید
برخی اوقات دوركاری موجب می‌شود افراد در فضای كاری خود غرق شوند و متوجه گذر زمان نشوند. برخی از افراد حتی تصور می‌كنند با یكسره نشست پشت رایانه بهره‌وری بیشتری خواهند داشت. این در حالی است كه مغز برای ادامه فعالیت‌های خود به استراحت‌های كوتاه مدت با فواصل زمانی مشخص نیاز دارد. زمانی كه در محیط كار حضور داشتید این وقفه‌ها به بهانه‌های مختلف مانند نوشیدن چای با همكارتان یا صحبت در خصوص موضوعات غیركاری و... فراهم می‌شد. پس اكنون نیز باید این وقفه‌ها را ایجاد كنید.
البته به معنی این نیست كه با فواصل كوتاه مدام كار خود را رها كنید و به خودتان استراحت بدهید، زیرا تكرر رها كردن كار از تمركز و در پی آن كارایی‌تان خواهد كاست. بنابراین به صورت منطقی در فواصل مشخصی به ذهن و جسمتان استراحت بدهید تا ضمن حفظ سلامت كارایی مغز خود را نیز افزایش دهید. همچنین در طول روز میزان ساعت مشخصی را مشابه ساعت حضور در محیط كارتان به كار اختصاص دهید و از جنبه‌های دیگر زندگی غافل نشوید.
با اعضای تیم كاری صحبت كنید
گرچه نوشتار در فضای مجازی این امكان را برایتان فراهم می‌كند كه نكات مورد نیاز را با همكارانتان در میان بگذارید، اما هیچ چیز نمی‌تواند جایگزین صحبت كردن و ارتباط مستقیم شود. در زمان دوركاری امكان ارتباط رودررو فراهم نیست، اما سعی كنید برنامه‌ای برای ارتباط صوتی یا ترجیحا تصویری با اعضای تیم كاری خود در طول روز داشته باشید و از این طریق نكات مورد نیاز را در خصوص پیشرفت طرح یا مشكلات احتمالی در میان بگذارید.
ارتباط مستقیم علاوه بر فراهم‌كردن شرایط لازم برای تبادل اطلاعات، حس انگیزشی بیشتری را برای پیشبرد اهداف كاری میان شما و همكارانتان ایجاد خواهد كرد. سعی كنید در این روزها از پیشرفت‌های چشمگیر دنیای فناوری اطلاعات و ارتباطات غافل نشوید.
عوامل حواس‌پرتی را دور كنید
یكی از مشكلاتی كه ممكن است بسیاری از كارمندانی را كه به كار در فضای كار عادت كرده‌اند در هنگام دوركاری‌های موقت با آن رو‌به‌رو شوند، نداشتن تمركز كافی است. زمانی كه در محیط خانه مشغول كار هستید عوامل متعددی می‌تواند موجب پرش حواس و به هم ریختن ذهنتان شود. به ویژه كه دیگر اعضای خانواده به‌ویژه كودكان نیز معمولا نمی‌توانند با این موضوع كنار بیایند كه در خانه باشید، اما با آنها در تعامل نباشید یا برخی مسؤولیت‌های خانه را انجام ندهید. برای غلبه بر این موضوع باید بتوانید عواملی را كه موجب از بین رفتن تمركزتان می‌شود از خودتان دور كنید. كتاب یا بازی فكری یا هر چیز دیگری كه ممكن است ذهنتان را قلقلك دهد روی میز كار یا نزدیك فضای كارتان قرار ندهید. ساعت كاری خود را همان‌گونه كه اشاره شد مشخص كنید، به آن پایبند باشد و از اعضای خانواده نیز بخواهید در آن ساعات با شما كاری نداشته باشند و دقیقا احساس كنند سر كار هستید.
چطور كسب‌وكارم را طی بحران «فعال» نگه دارم؟
برای شرایط بحرانی آماده شوید
اگر در كسب‌وكارتان تاكنون امكان استفاده از شرایط كاری منعطف و دوركاری را برای كاركنان‌تان فراهم نكرده‌اید، شاید وقت آن رسیده كه سازوكار این شیوه را در كسب‌وكارتان تعبیه كنید. به ویژه با توجه به این كه در یك‌سال اخیر شاهد آن بودیم كه بلایای طبیعی و بیماری‌های گوناگون می‌تواند بسیار افسارگسیخته‌تر از سال‌های گذشته شرایط زندگی انسان‌ها را در سطوح بسیار گسترده در طی چند ساعت به كلی متحول كند. شاید بد نباشد از شرایط پیش آمده پیش از آن كه به بحران عظیمی مانند بحران كنونی اقتصاد چین وارد شویم، برای تمرین این تحول استفاده كنید و شرایط لازم را برای انعطاف‌پذیرشدن فضای كسب‌وكارتان متناسب با هر آنچه در آینده ممكن است پیش بیاید، فراهم كنید.
برای كارمندان‌تان در صورتی كه مسؤولیت و حجم كاری‌شان به نحوی است كه می‌توانند كارشان را از خانه نیز انجام دهند، شرایطی فراهم كنید كه دوركار شوند. این امر كمك خواهد كرد كه دید مناسبی برای زمانی كه ممكن است شرایطی بحرانی پیش بیاید و چاره‌ای جز دوركاری وجود نداشته باشد، به دست آورید. در این صورت می‌توانید مشكلات یا ضعف‌هایی كه برای چنین شرایطی در كسب‌وكارتان وجود دارد را شناسایی و تقویت كنید. با این تجربه، توانایی برنامه‌ریزی و آمادگی لازم را برای ادامه فعالیت كسب‌وكارتان در هر شرایط پیش‌بینی نشده‌‌ای به دست خواهید آورد.
هدفگذاری كنید
شرایطی كه در آن چاره‌ای به جز دوركاری تمام افراد یك مجموعه وجود نداشته باشد، قطعا شرایط آسانی نخواهد بود. قطعا در چنین شرایطی وجود نگرانی، حواس‌پرتی و مشغولیت‌های ذهنی غیركاری در فضای كسب‌وكار نیز اجتناب‌ناپذیر است. هدفگذاری قاطعانه در این زمان می‌تواند نیرو محركه خوبی برای به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌ها، نگرانی‌ها و نداشتن تمركز در اعضای یك مجموعه و حركت مستقیم به سمت جلو باشد. البته باید به این نكته توجه داشته باشید كه در چنین شرایطی كه حضور فیزیكی كاركنان در داخل مجموعه فراهم نیست نحوه سیاستگذاری‌ها و تعیین اهداف برای پیشبرد مجموعه با شرایط عادی متفاوت خواهد بود. سعی كنید با بررسی اولویت‌های كاری مجموعه خود، تمركز كاری را بر مواردی معطوف كنید كه به نتیجه رساندن‌شان در شرایط دوركاری مهیاتر باشد. در واقع متناسب با شرایط، مسیر حركت مجموعه را طوری راهبری كنید كه با وجود دوركاری كسب‌وكارتان با حداكثر كارایی به فعالیتش ادامه دهد و حس رخوت و ركود در میان كارمندان‌تان وارد نشود.
از ابزارهای مناسب استفاده كنید
از مهم‌ترین فواید پیشرفت فناوری به وجود آمدن راه‌های ارتباطی متنوع و ایجاد دسترسی آسان میان افرادی است كه در یك مجموعه در كنار هم حضور فیزیكی ندارند. ابزارهای ارتباطی نظیر پیام‌رسان‌هایی كه حتی قابلیت ارتباط تصویری هم‌زمان اعضای یك تیم كاری را از نقاط گوناگون فراهم می‌كند می‌توانند در چنین شرایطی اعضای تیم كاری را در دسترس یكدیگر قرار دهد. اگرچه قطعا ارتباط تصویری نمی‌تواند به صورت كامل كیفیت یك جلسه حضوری رودررو را فراهم كند، اما می‌تواند ابزار مناسبی برای سهولت بیشتر ادامه كار تیمی از خانه باشد.
به عنوان راهبر یك مجموعه، علاوه بر نحوه مدیریت ادامه كار خارج محل كار باید به فكر فراهم بودن ابزارهای مورد نیاز برای كار در خانه برای كاركنان‌تان نیز باشید. پیش از رسیدن به بحران به این جمع‌بندی برسید كه قرار است شما ابزارهای لازم برای كار مجازی مانند رایانه شخصی یا گوشی هوشمند فراهم كنید یا قرار است هر فردی از داشته‌های خودش در این مدت استفاده كند؟ آیا همه به تجهیزات لازم و اینترنت پرسرعت دسترسی دارند؟ بنابراین متناسب با كار‌هایی كه قرار است از خانه انجام شود، به روش ارتباطی مورد نیاز و در صورت لزوم ابزارهای لازم برای انجام كار از دور نیز فكر كرده و تدبیر لازم را اتخاذ كنید.
به افراد اعتماد كنید
مهم‌ترین نكته كه در نهایت پس از همه تدابیر، تصمیم‌گیری‌ها و آماده‌سازی شرایط برای به كارگیری روش دور كاری به آن نیاز خواهید داشت این است كه بتوانید به كارمندان‌تان اطمینان كافی داشته باشید. هرچقدر كه برنامه‌ریزی دقیق و ابزارهای بررسی عملكرد گوناگون را به كار بگیرید، همچنان ماهیت دوركاری به صورتی است كه نمی‌توان نظارت كاملی بر فرد دوركار اعمال كرد. زیرا نمی‌توانید به صورت لحظه به لحظه مطلع باشید كه هر یك از كارمندان‌تان مشغول چه كاری هستند. اما این ویژگی خیلی هم بد نیست. دوركاری در شرایط بحرانی این امكان را برایتان فراهم می‌كند كه اگر از آن دست مدیران كنترل‌گری هستید كه لحظه به لحظه كارمندان را زیر ذره‌بین می‌گیرند، این عادت مخرب را از خود دور كنید.
در طول این زمان هر لحظه از این موضوع كه نمی‌دانید الان كارمندان‌تان مشغول كارشان هستند یا نه چنانچه حس عصبانیت و آشفتگی داشتید، نفس عمیق بكشید. به خودتان یادآوری كنید زمانی كه هر یك از این افراد را استخدام می‌كردید توانایی و توانمندی ویژه‌ای را در آنها دیده بودید. اكنون زمان باور آن توانمندی‌ها و فرصت پر و بال دادن به اعضای تیم‌كاری‌تان است تا بتوانند شایستگی خود را به بهترین شكل بروز دهند.
