نتایج بررسی غول دنیای وب از فرآیند دوركاری 5000 كارمندش، 8 كلید كاربردی برای مدیریت دوركاری در اختیارمان قرار می‌دهد
تجربیات گوگل برای دوركـاری بهتــــر
این روزها شكل بسیاری از محیط‌های كسب‌وكار فعال به دلیل شرایط ناخواسته‌ای كه با شیوع جهانی ویروس كووید-19 ایجاد شده، تغییر یافته است. بسیاری از شركت‌ها كه امكان دوركاری كاركنان برایشان فراهم بوده در چند ماه اخیر تلاش كرده‌اند زیرساخت‌های مورد نیاز توسعه كسب‌وكارشان را از مسیرهای آنلاین و دور از محیط كار ارتقاء دهند. تجربیات بزرگان دنیای كسب‌وكار در این دوران می‌تواند الگوی خوبی برای سایرین باشد. گوگل از آن دست غول‌های كسب‌وكاری است كه به دلیل ماهیت كاری‌اش به‌سرعت با شرایط جدید تطبیق پیدا كرده و حتی مدیرعامل اجرایی گوگل، ساندار پیچای، به‌تازگی اعلام كرده است كه تا تیر سال آینده امكان كار كردن از خانه برای كارمندان شركت تداوم خواهد داشت. خبری كه با توجه به دسترسی اطلاعاتی گسترده گوگل به خودی خود می‌تواند پیام مهمی را به كسب‌وكارها بدهد. اما گوگل حرف‌های بیشتری نیز برای گفتن دارد. این شركت بزرگ براساس اطلاعات مبتنی بر پرسشنامه‌ای كه بر اساس حال و احوال، عملكرد، برقراری ارتباط و بازده از 5000 نیروی دوركارش جمع‌آوری كرده است به 9 كلید طلایی در دوران دوركاری براساس پاسخ‌های كارمندانش دست پیدا كرده است.
جلسات گروهی را در اولویت قرار دهید
وقتی از خانه مشغول كار باشید، جلسات گروهی تنها زمانی است كه می‌توانید با اعضای تیم كاری‌تان در تعامل باشید. بنابراین حتی اگر مورد ضروری و خاصی هم پیش نیامده است، جلسات را لغو نكنید و همیشه روال منظمی برای برگزاری آن داشته باشید. اجازه ندهید ارتباط اجتماعی‌تان به دلیل دوركاری قطع شود.
اگرچه در دنیای كار از راه دور پیام‌های نوشتاری از مهم‌ترین و جدانشدنی‌ترین اجزا هستند، اما هیچ‌وقت پیام نوشتاری نمی‌تواند به‌درستی لحن و شوخی كلامی را منتقل كند و به‌راحتی می‌تواند موجب سوءتفاهم شود. از طرفی شنیدن صدا، حالت چهره در زمان صحبت و زبان بدن هر یك موجب افزایش اثرگذاری كلام و انتقال بهتر موضوعات خواهد شد. در نتیجه روش جلسات مجازی می‌تواند ضمن انتقال این پیام‌های غیركلامی در تحكیم ارتباط اجتماعی اعضای تیم كاری نیز مؤثر باشد. فقط یادتان باشد تعداد جلسات‌تان بیش از اندازه زیاد نشود كه مانع انجام كار و تمركز كاری اعضای گروه شود.
افزایش شناخت از شخصیت افراد
اجازه ندهید به دلیل دوركاری، فضای كاری‌تان خشك و دشوار شود. از همین جلسات كاری نیز می‌توانید برای بهبود رابطه اعضای تیم استفاده كنید. برای مثال جلسات ناهار یا صبحانه مجازی تشكیل دهید تا فرصتی برای صحبت كردن در مورد فعالیت‌های غیركاری میان اعضای تیم فراهم شود. این موضوع شاید در نگاه اول كاملا غیركاری به نظر برسد. ولی موجب همبستگی بیشتر اعضای تیم و افزایش بازدهی آنها خواهد شد.
راه ارتباطی مناسبی انتخاب كنید
برای تماس‌ها و جلسات مجازی و همچنین مسیر اشتراك‌گذاری مطالب و اطلاعات كاری باید مسیر مناسبی متناسب با نیازتان انتخاب كنید. قطعا تماس تصویری برای انتقال بهتر افكار و تصمیم‌گیری‌های جزئی می‌تواند مؤثرتر باشد. اما برای یك خبررسانی كوچك قطعا فرستادن یك پیامك سریع‌تر و كاربردی‌تر خواهد بود.
مهم این است بدانید برای چه كاربردی از چه مسیر ارتباطی بهره بگیرید كه بتواند سریع و كارآمد باشد. تماس‌های مكرر می‌تواند موجب ایجاد حس اضطراب و به‌هم ریختن تمركز كارمندان شود. از طرف دیگر گاهی اوقات برای برخی موضوعات اگر بخواهید با پیام نوشتاری كار را پیش ببرید باید زمان طولانی صرف فرستادن و دریافت پیام كنید. در صورتی كه یك تماس پنج دقیقه‌ای می‌تواند به بسیاری از سوالات پاسخ بدهد.
مرامنامه برای گروه كاری وضع كنید
وضع قانون كمك می‌كند انتظاراتی كه از اعضای تیم كاری‌تان در این شرایط كاری دارید، به‌روشنی مشخص باشد و آنها نیز كمتر دچار برداشت نادرست و سردرگمی شوند.
بنابر اطلاعات گوگل، بهتر است این مرامنامه با هم‌فكری و نظر همه اعضای گروه وضع شود و شامل موارد مختلفی از جمله موارد زیر باشد:
زمان مورد انتظار برای پاسخگویی به پیام‌ها و ایمیل‌ها
تعیین شفاف شرح وظایف افراد گروه و راهكار دسترسی به افراد در زمانی كه در دسترس نیستند
انتخاب روش اشتراك‌گذاری اطلاعات
تعداد دفعات ارتباط میان اعضای گروه
پس از تنظیم مرامنامه آن را در گروه كاری به اشتراك بگذارید. این كار كمك می‌كند همه با هم هماهنگ باشند و كارها روال بهتری داشته باشد، استرس كاهش پیدا كند و مشكلات كندی پیشرفت كار و بازده پایین گروه نیز به طرز چشمگیری كاهش پیدا خواهد كرد.
دعوت به مشاركت كنید
برخی از اعضای گروه كه روحیه درونگرا دارند معمولا مشاركت كمتری در جلسات دارند. این افراد اگر جلسات مجازی شود، چه بسا مشاركت كمتری هم داشته باشند. هدایتگر تیم كاری باید به‌خوبی حواسش به شخصیت رفتاری افراد باشد و در صورت مواجه شدن با چنین شرایطی با پرسیدن سوالات مستقیم، فرد را به مشاركت در جلسه دعوت كند. همچنین در هنگام جلسات حواس‌تان به حركات و زبان بدن اعضای گروه نیز باشد.
ممكن است فردی در تلاش باشد كه وارد بحث شود، اما فرصت ورود از سوی دیگر اعضا به او داده نشود. بنابراین مهم است بتوانید گروه را فعال و پویا و یكدست هدایت كنید.
از تشویق كلامی غافل نشوید
یكی از موضوعاتی كه در انجام كارها از دور می‌افتد این است كه فرد نمی‌تواند واكنش مافوقش را در لحظه درخصوص كاری كه كرده، دریافت كند. بنابراین سعی كنید در مكالمات تصویری به این نكته توجه كنید و زمانی كه هر یك از اعضای تیم درخصوص كارش توضیح می‌دهد، به صورت فعال گوش كنید و نسبت به حرف‌ها عكس‌العمل نشان دهید.
بسیاری از افراد در چنین مواقعی تصویر یا صدای خودشان را قطع می‌كنند و در حالی كه دیگران در حال ارائه گزارش كارشان هستند به كارهای دیگری مانند پاسخ دادن به تماس تلفنی یا پست الكترونیك‌شان می‌پردازند. درست است كه در این حالت هم گزارش اعضای تیم‌تان را خواهید شنید، اما این تماسی یك‌طرفه خواهد بود و قطعا حس خوبی را به طرف مقابل منتقل نمی‌كند.
حواس‌تان به اعضا باشد
باید حواس‌تان باشد كه بیش از حد وقت و تمركز اعضای تیم كاری را به هم نریزید ولی از طرف دیگر بد نیست كه در میان ساعت كاری هر از چند گاهی با فرستادن یك پیام كوتاه انگیزشی، مقاله جدیدی مرتبط با حوزه كاری‌تان یا حتی عكسی جالب از حال و هوای اعضای گروه‌تان باخبر شوید و به آنها انرژی تزریق كنید.
حتی اگر در محیط كار زمان استراحت چای داشتید می‌توانید همان زمان را به صورت مجازی برگزار كنید تا مطمئن شوید اعضای گروه در فرصت كوتاهی در میان كارشان انرژی‌شان را بازیابی كرده‌اند.
اولویت با سلامت است
در دوران همه‌گیری بیماری كرونا، سلامت اعضای تیم كاری‌تان بیش از همیشه اهمیت دارد. گوگل برای این كار به كارمندانش پیشنهاد می‌كند:
فضای كاری راحتی برای خودتان در خانه انتخاب كنید. سعی كنید فضای كاری به‌نحوی باشد كه بتوانید محیط كار را از زندگی خانوادگی جدا كنید.
ساعت كاری مشخصی برای خود تعیین كنید و به آن پایبند باشید. بیش از حد به كار ادامه ندهید.
هر ساعت برای چند دقیقه كوتاه از پشت میز بلند شوید و به خودتان استراحت كوتاهی بدهید.
پیش از جلسات كاری مهم یا كاری كه به تمركز بالا نیاز دارد به هر موضوع غیركاری كه دوست دارید برای چند دقیقه بپردازید.
وقتی از خانه مشغول كار باشید، جلسات گروهی تنها زمانی است كه می‌توانید با اعضای تیم كاری‌تان در تعامل باشید. بنابراین حتی اگر مورد ضروری و خاصی هم پیش نیامده است، جلسات را لغو نكنید و همیشه روال منظمی برای برگزاری آن داشته باشید. اجازه ندهید ارتباط اجتماعی‌تان به دلیل دوركاری قطع شود.
اگرچه در دنیای كار از راه دور پیام‌های نوشتاری از مهم‌ترین و جدانشدنی‌ترین اجزا هستند، اما هیچ‌وقت پیام نوشتاری نمی‌تواند به‌درستی لحن و شوخی كلامی را منتقل كند و به‌راحتی می‌تواند موجب سوءتفاهم شود. از طرفی شنیدن صدا، حالت چهره در زمان صحبت و زبان بدن هر یك موجب افزایش اثرگذاری كلام و انتقال بهتر موضوعات خواهد شد. در نتیجه روش جلسات مجازی می‌تواند ضمن انتقال این پیام‌های غیركلامی در تحكیم ارتباط اجتماعی اعضای تیم كاری نیز مؤثر باشد. فقط یادتان باشد تعداد جلسات‌تان بیش از اندازه زیاد نشود كه مانع انجام كار و تمركز كاری اعضای گروه شود.
افزایش شناخت از شخصیت افراد
اجازه ندهید به دلیل دوركاری، فضای كاری‌تان خشك و دشوار شود. از همین جلسات كاری نیز می‌توانید برای بهبود رابطه اعضای تیم استفاده كنید. برای مثال جلسات ناهار یا صبحانه مجازی تشكیل دهید تا فرصتی برای صحبت كردن در مورد فعالیت‌های غیركاری میان اعضای تیم فراهم شود. این موضوع شاید در نگاه اول كاملا غیركاری به نظر برسد. ولی موجب همبستگی بیشتر اعضای تیم و افزایش بازدهی آنها خواهد شد.
راه ارتباطی مناسبی انتخاب كنید
برای تماس‌ها و جلسات مجازی و همچنین مسیر اشتراك‌گذاری مطالب و اطلاعات كاری باید مسیر مناسبی متناسب با نیازتان انتخاب كنید. قطعا تماس تصویری برای انتقال بهتر افكار و تصمیم‌گیری‌های جزئی می‌تواند مؤثرتر باشد. اما برای یك خبررسانی كوچك قطعا فرستادن یك پیامك سریع‌تر و كاربردی‌تر خواهد بود.
مهم این است بدانید برای چه كاربردی از چه مسیر ارتباطی بهره بگیرید كه بتواند سریع و كارآمد باشد. تماس‌های مكرر می‌تواند موجب ایجاد حس اضطراب و به‌هم ریختن تمركز كارمندان شود. از طرف دیگر گاهی اوقات برای برخی موضوعات اگر بخواهید با پیام نوشتاری كار را پیش ببرید باید زمان طولانی صرف فرستادن و دریافت پیام كنید. در صورتی كه یك تماس پنج دقیقه‌ای می‌تواند به بسیاری از سوالات پاسخ بدهد.
مرامنامه برای گروه كاری وضع كنید
وضع قانون كمك می‌كند انتظاراتی كه از اعضای تیم كاری‌تان در این شرایط كاری دارید، به‌روشنی مشخص باشد و آنها نیز كمتر دچار برداشت نادرست و سردرگمی شوند.
بنابر اطلاعات گوگل، بهتر است این مرامنامه با هم‌فكری و نظر همه اعضای گروه وضع شود و شامل موارد مختلفی از جمله موارد زیر باشد:
زمان مورد انتظار برای پاسخگویی به پیام‌ها و ایمیل‌ها
تعیین شفاف شرح وظایف افراد گروه و راهكار دسترسی به افراد در زمانی كه در دسترس نیستند
انتخاب روش اشتراك‌گذاری اطلاعات
تعداد دفعات ارتباط میان اعضای گروه
پس از تنظیم مرامنامه آن را در گروه كاری به اشتراك بگذارید. این كار كمك می‌كند همه با هم هماهنگ باشند و كارها روال بهتری داشته باشد، استرس كاهش پیدا كند و مشكلات كندی پیشرفت كار و بازده پایین گروه نیز به طرز چشمگیری كاهش پیدا خواهد كرد.
دعوت به مشاركت كنید
برخی از اعضای گروه كه روحیه درونگرا دارند معمولا مشاركت كمتری در جلسات دارند. این افراد اگر جلسات مجازی شود، چه بسا مشاركت كمتری هم داشته باشند. هدایتگر تیم كاری باید به‌خوبی حواسش به شخصیت رفتاری افراد باشد و در صورت مواجه شدن با چنین شرایطی با پرسیدن سوالات مستقیم، فرد را به مشاركت در جلسه دعوت كند. همچنین در هنگام جلسات حواس‌تان به حركات و زبان بدن اعضای گروه نیز باشد.
ممكن است فردی در تلاش باشد كه وارد بحث شود، اما فرصت ورود از سوی دیگر اعضا به او داده نشود. بنابراین مهم است بتوانید گروه را فعال و پویا و یكدست هدایت كنید.
از تشویق كلامی غافل نشوید
یكی از موضوعاتی كه در انجام كارها از دور می‌افتد این است كه فرد نمی‌تواند واكنش مافوقش را در لحظه درخصوص كاری كه كرده، دریافت كند. بنابراین سعی كنید در مكالمات تصویری به این نكته توجه كنید و زمانی كه هر یك از اعضای تیم درخصوص كارش توضیح می‌دهد، به صورت فعال گوش كنید و نسبت به حرف‌ها عكس‌العمل نشان دهید.
بسیاری از افراد در چنین مواقعی تصویر یا صدای خودشان را قطع می‌كنند و در حالی كه دیگران در حال ارائه گزارش كارشان هستند به كارهای دیگری مانند پاسخ دادن به تماس تلفنی یا پست الكترونیك‌شان می‌پردازند. درست است كه در این حالت هم گزارش اعضای تیم‌تان را خواهید شنید، اما این تماسی یك‌طرفه خواهد بود و قطعا حس خوبی را به طرف مقابل منتقل نمی‌كند.
حواس‌تان به اعضا باشد
باید حواس‌تان باشد كه بیش از حد وقت و تمركز اعضای تیم كاری را به هم نریزید ولی از طرف دیگر بد نیست كه در میان ساعت كاری هر از چند گاهی با فرستادن یك پیام كوتاه انگیزشی، مقاله جدیدی مرتبط با حوزه كاری‌تان یا حتی عكسی جالب از حال و هوای اعضای گروه‌تان باخبر شوید و به آنها انرژی تزریق كنید.
حتی اگر در محیط كار زمان استراحت چای داشتید می‌توانید همان زمان را به صورت مجازی برگزار كنید تا مطمئن شوید اعضای گروه در فرصت كوتاهی در میان كارشان انرژی‌شان را بازیابی كرده‌اند.
اولویت با سلامت است
در دوران همه‌گیری بیماری كرونا، سلامت اعضای تیم كاری‌تان بیش از همیشه اهمیت دارد. گوگل برای این كار به كارمندانش پیشنهاد می‌كند:
فضای كاری راحتی برای خودتان در خانه انتخاب كنید. سعی كنید فضای كاری به‌نحوی باشد كه بتوانید محیط كار را از زندگی خانوادگی جدا كنید.
ساعت كاری مشخصی برای خود تعیین كنید و به آن پایبند باشید. بیش از حد به كار ادامه ندهید.
هر ساعت برای چند دقیقه كوتاه از پشت میز بلند شوید و به خودتان استراحت كوتاهی بدهید.
پیش از جلسات كاری مهم یا كاری كه به تمركز بالا نیاز دارد به هر موضوع غیركاری كه دوست دارید برای چند دقیقه بپردازید.
