نامه‌های الكترونیكی را باید یكی از اركان اصلی ساختار ارتباطی مدرن دانست كه نقشی مهم در ارتباطات تجاری و اداری ایفا می‌كند. با این وجود یكی از مشكلاتی كه در این زمینه وجود دارد، زمان ارسال این نامه‌هاست. در بسیاری از موارد اگر این نامه‌ها را زودتر یا دیرتر از زمان خاصی ارسال كنید، اثربخشی خود را از دست خواهند داد و این یعنی باید دائما حواستان به زمان ارسال نامه‌های الكترونیكی باشد. این امر ممكن است به فراموش كردن ارسال یك نامه الكترونیكی و مواردی از این دست منتهی شود. چگونه می‌توانیم ارسال یك نامه الكترونیكی را از پیش زمان‌بندی كنیم تا در موعد مدنظر به‌صورت خودكار برای مخاطب یا مخاطبان ارسال شود؟
برای این كار ابتدا باید نرم‌افزار مدیریت نامه‌های الكترونیكی مایكروسافت یعنی آوت لوك را روی سیستم خود نصب و اجرا كنید. پس از اتمام نصب این برنامه باید در آن به آدرس نامه الكترونیكی خود لاگین كنید. در ادامه این مراحل را برای زمان‌بندی ارسال خودكار نامه الكترونیكی دنبال كنید:
   نامه الكترونیكی خود را مطابق معمول آماده كرده و پس از وارد كردن نام مخاطب یا مخاطبان و متن اصلی نامه الكترونیكی به جای كلیك روی گزینه ارسال از طریق منوی بالای صفحه از سمت چپ گزینه Options را انتخاب كنید.
  در زیر گروه مربوط به Options می‌توانید گزینه Delay Delivery را برگزینید.
  در این مرحله یك پنجره برای شما باز می‌شود و در این پنجره در بخش Delivery Options، تیك مقابل گزینه Do not deliver before را فعال كنید. در كادر مقابل این كلمه می‌توانید تاریخ و ساعت ارسال این نامه الكترونیكی را تنظیم كنید.
به این ترتیب نامه یاد شده می‌تواند در زمان مقرر از سوی شما ارسال شود. این كار برای ارسال نامه الكترونیكی به دیگر كشورها كه محدوده زمانی متفاوتی دارند، بسیار مناسب است و به همین دلیل نیز می‌توان گفت این نرم‌افزار از نظر اداری می‌تواند برای بسیاری مناسب باشد. 
نكته: ارسال به موقع یك نامه الكترونیكی به این معنی نیست كه مخاطب شما آن را به موقع دریافت خواهد كرد. در برخی موارد ممكن است شما نامه الكترونیكی خود را به موقع ارسال كنید، ولی این نامه در داخل شبكه برای مدت زمانی به‌صورت سرگردان باقی بماند و در نهایت در زمان دیگری به مخاطب یا مخاطبان برسد.