با مهم‌ترین نكات در برونسپاری موفق بخشی از امور كسب‌وكار خود آشنا شوید
برونسپاری در 7 مرحله
این روزها با پیشرفت كسب‌وكارهای مختلف و ایجاد مجموعه‌های خدمات‌رسانی، هیچ كسب و كاری از صفر تا صد كارهایش را به تنهایی انجام نمی‌دهد. بیشتر كسب‌وكارها فارغ از میزان رشدشان نیاز دارند برخی از كارها و فرآیندها را برونسپاری كنند. برونسپاری گاهی اوقات به یكی از گردنه‌های مهم برای رشد و توسعه كسب‌وكار تبدیل می‌شود. همان‌قدر كه می‌تواند اوضاع كسب‌وكار را به طور شگفت‌آوری متحول كند، می‌تواند موجب زمین خوردن كسب‌وكار نیز بشود. اما این مرحله از كسب‌وكار نیز مانند همه مراحل دیگر نكاتی دارد كه به‌راحتی قابل یادگیری و به‌كارگیری است. فقط كافی است پیش از برونسپاری حواس‌تان را خوب جمع كنید و برخی نكات را مد نظر قرار دهید. در ادامه هفت نكته مهم و ضروری كه باید پیش از كار كردن با هر فرد یا مجموعه دیگری در نظر بگیرید را بررسی خواهیم كرد. گاهی اوقات برونسپاری موفق می‌تواند شما را چند پله به هدف نهایی نزدیك‌تر كند. منبع: Entrepreneur
كاملا شفاف باشید
زمانی كه با شركت یا فردی كه می‌خواهید با او همكاری كنید، مذاكره می‌كنید باید كاملا واضح و شفاف خواسته خود را مطرح كنید. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌كند كه بخواهید با فردی خارج از كشور با زبان مادری دیگر همكاری كنید. در این حالت باید حتما مطمئن شوید كه در مذاكرات‌تان منظور خود را به صورت دقیق و واضح دریافت كرده باشد. اگر نتوانید خواسته خود را به صورت مشخص و دقیق مطرح كنید، در پایان كار نتیجه‌ای بسیار متفاوت با آنچه در ذهن‌تان بوده دریافت خواهید كرد.
گاهی اوقات كارآفرینان، زمانی كه تصویر مبهمی از آنچه می‌خواهند در ذهنشان دارند و حتی نمی‌دانند چطور باید این ایده را عملی كنند سراغ برونسپاری می‌روند و انتظار دارند آن فرد بتواند جاهای خالی ایده‌شان را به درستی براساس چیزی كه در ذهنشان هست تكمیل كند. این موضوع را فقط می‌توانید از كارمندان تمام وقتتان انتظار داشته باشید. زیرا به‌دلیل حضورشان در مجموعه تا حد زیادی با دیدگاه كلی و ایده‌های شما آشنایی دارند و از طرفی چون در نزدیكی شما هستند، هر لحظه كه كارشان از مسیر مورد انتظارتان خارج شود، می‌توانید نظارت مستقیم بر روند انجامش داشته باشید و به موقع آن را اصلاح كنید. كارمندان تمام‌وقت هر روز در دفتر كار هستند و می‌توانند بازخورد كارشان را مداوم در طول كار بررسی كنند. از طرفی با شیوه عملكرد مجموعه و قوانین انجام كارها به خوبی آشنا هستند. اما افرادی كه به صورت قراردادی كار خاصی را برایتان انجام می‌دهند، توجهی به این جزئیات ندارند. آنها فقط همان كاری را انجام می‌دهند كه از آنها به صورت مشخص خواسته شده است. اگر این افراد بخواهند خودشان جاهای خالی در ایده شما را تكمیل كنند ممكن است مسیر را به صورت كامل تغییر بدهند و حتی شما را از هدف نهایی دور كنند، زیرا دیدی نسبت به كلیت عملكرد كسب‌وكارتان ندارند.
همیشه جزئیات كاری را كه می‌خواهید برونسپاری كنید مرحله به مرحله یادداشت کرده و آن را به صورت مكتوب به فردی كه قرار است با شما همكاری داشته باشد تحویل بدهید و مطابق همین جزئیات كار را از او تحویل بگیرید.
كار را به فرد مناسب بسپارید
براساس حرف كسی كاری را به فرد یا مجموعه‌ای كه نمی‌شناسید برونسپاری نكنید. در این مورد نیز باید به همان میزانی دقت كنید كه برای استخدام كارمندان تمام‌وقت‌تان سختگیری می‌كنید. كارهایی كه پیش از این انجام داده‌اند، می‌تواند منبع خوبی برای آگاهی از كیفیت كار باشد. شرح وظایف و جزئیات كاری را كه می‌خواهید به‌خوبی روشن كنید. حتی اگر می‌توانید پروژه كوچكی را به‌عنوان نمونه كار پیش از آن كه هزینه و وقت زیادی را صرف كنید به او بسپارید و به نوعی امتحانش كنید. اگر نتیجه نهایی با آنچه دنبالش هستید مغایرت داشت، بیشتر از این زمان‌تان را از دست ندهید و به دنبال فرد مناسب‌تری باشید. هرچه سریع‌تر از ناكارآمدی فرد یا شركت مطلع شوید، ضرر كمتری به كسب‌وكارتان وارد می‌شود. اگر این فرد را یكی از آشنایان یا دوستان نزدیكتان معرفی كرده باشد، به هیچ عنوان نباید خودتان را در معذوریت قرار دهید زیرا می‌تواند آسیب‌های جدی به كسب‌وكارتان وارد كند. بیشتر كارآفرینان هنگام انتخاب فردی برای برونسپاری كار دقت كافی نمی‌كنند كه این فرد چقدر سرش شلوغ است؟ آیا جایی كار ثابت دارد؟ در حال حاضر چند پروژه در دستش برای انجام دارد؟ گاهی اوقات یكی از دوستان‌تان ممكن است با فردی آشنایی داشته اما او را از لحاظ كاری امتحان نكرده باشد. بنابراین بر اساس دوستی و آشنایی كارتان را به فردی نسپارید كه به خوبی بررسی نكرده‌اید.
منظم و با قاعده پیش بروید
بسیاری از كارآفرینان زمانی كه می‌خواهند با فرد یا مجموعه‌ای وارد مذاكره كاری شوند، از مشاوران خبره كسب‌وكار كمك نمی‌گیرند. مهم نیست قرار است كار را به كسی در آن سوی دنیا بسپارید یا دفتری در آن سمت خیابان! در بیشتر مواقع كارآفرینان به دلیل این‌كه كسی كه قرار است بخشی از خدمات را انجام دهد كارمند تمام‌وقت‌شان نخواهد بود یا قرارداد كوتاه‌مدتی خواهد داشت دقت كافی برای انتخابش به خرج نمی‌دهند یا در برخی مواقع پیش از شروع كار به میزان كافی با او مذاكره نمی‌كنند. این بی‌توجهی می‌تواند موجب ارتباط حداقلی میان شما و فردی كه كار را به او سپرده‌اید، شود. در نتیجه ممكن است تفاوت فاحشی میان كاری كه خواسته شده با كاری كه تحویل می‌شود، ایجاد شود.
شاید در ابتدا به این موضوع فكر نكنید، اما حتی تفاوت زبانی و فرهنگی نیز می‌تواند تأثیر بسیار زیادی بر انتقال ناقص خواسته به فردی داشته باشد كه قرار است آن را انجام دهد.
از طرف دیگر به دلیل این كه افرادی كه قرار است كاری را انجام دهند در شركت و نزدیكتان نخواهند بود، ممكن است نظارتی بر روند انجام كار، كیفیت و سرعتش نداشته باشید. این موضوع می‌تواند در ادامه مشكلات زیادی به همراه داشته باشد. سعی كنید به طور پیوسته روند انجام مراحل حساس و مهم را بررسی كنید. در این صورت اگر آن فرد در میان راه دچار اشتباهی شود یا نیاز باشد تغییری در طرح اولیه خود ایجاد كنید، می‌توانید در همین مرحله با هزینه كمتر و سرعت بیشتر انجام دهید.
در ارتباط باشید
در طول انجام فرآیند با همكارتان در ارتباط باشید. در مورد هر مرحله با هم گفت‌وگو كنید و به جمع‌بندی برسید. می‌توانید برای ایجاد ذهنیت مناسب‌تر در صورت امكان محصول مشابهی را مثال بزنید. این كار مانند ساختن یك خانه است. زمانی كه می‌خواهید به معماری بگویید خانه‌ای برایتان بسازد، تصویری از خانه‌های مورد علاقه‌تان را به او نشان می‌دهید. در این مورد هم باید سعی كنید تا جایی كه می‌توانید ذهنیتی از آنچه مد نظرتان است را برای همكارتان ایجاد كنید. هرچقدر بتوانید واضح‌تر و شفاف‌تر خواسته خود را مطرح كنید، احتمال رسیدن به خواسته‌تان در پایان كار بیشتر خواهد شد. برای مثال اگر كسی قرار است طراحی وبگاهتان را انجام دهد، سعی كنید دو یا سه وبگاهی را كه طراحی و عملكردشان مطابق سلیقه و خواسته شماست به طراح وبگاه نشان دهید.
زمان تحویل را دقیق مشخص كنید
زمان‌بندی دقیق انجام مراحل كار و زمان تحویل نهایی اهمیت زیادی دارد. وقتی همه چیز براساس زمان‌بندی منطقی و دقیق پیش برود، هر دو طرف با هم صادق خواهند بود و مراحل پیشرفت كار قابل بررسی و پیگیری خواهد بود. مدیریت زمان در انجام كارها می‌تواند روند كار را در دستتان نگه دارد. اگر نتوانید زمان انجام فرآیندهای برونسپاری را به‌طور دقیق زمان‌بندی كنید، نمی‌توانید زمان‌بندی انجام كار در مجموعه خود را به طور دقیق مشخص كنید، زیرا معمولا مراحل كار در یك مجموعه از ایده تا رسیدن به محصول نهایی به صورت پیوسته پیش خواهد رفت.
شیوه پرداخت مناسبی انتخاب كنید
برخی مجموعه‌های خدماتی، هزینه خدماتشان را در ابتدای كار به صورت یكجا دریافت می‌كنند. برخی دیگر در فواصل زمانی مشخص هزینه را می‌گیرند. اما بسیاری از كارآفرینان ترجیح می‌دهند دستمزد را زمانی پرداخت كنند كه كار نهایی شده را دریافت كردند و از نحوه انجام كار رضایت داشتند. اما این نحوه پرداخت كمی می‌تواند در نحوه انجام كار تأثیرگذار باشد، معمولاً زمانی كه فرد دستمزدی در طول انجام طرح دریافت نمی‌كند، رغبت خود را برای انجام كار تا حدی از دست می‌دهد و با دقت كامل كار نمی‌كند. بنابراین یا كار بیش از زمان مورد انتظار طول می‌كشد یا نهایی نمی‌شود یا كیفیت مطلوبی نخواهد داشت. حتی اگر نمی‌توانید در طول كار پرداختی نقد داشته باشید، سعی كنید از چك برای ایجاد اطمینان خاطر در فرد برای دریافت دستمزدش استفاده كنید و همه چیز را به پایان كار موكول نكنید.
مسؤولیت كار را به عهده بگیرید
زمانی كه كاری را برونسپاری می‌كنید باید قادر باشید مسؤولیت تمام عواقب آن را به‌عهده بگیرید. یادتان باشد حتی اگر در انتهای كار آنچه را می‌خواستید تحویل نگرفتید، دنیا به آخر نرسیده و تمام اشتباهات را به خاطر عصبانیت به گردن آن فرد نیندازید. سعی كنید آرامشتان را حفظ كنید و سهم خود را در ایجاد این نتیجه نامطلوب در نظر داشته باشید. شاید زمانی كه طرح اولیه را دیده بودید، باید نقشه خود را به‌طور كامل تغییر می‌دادید. كنترل خود را از دست ندهید. مواردی كه به تغییر یا بهبود نیاز دارد را مشخص كنید و به طور منطقی و سازنده آنها را با همكار خود در میان بگذارید.
زمانی كه با شركت یا فردی كه می‌خواهید با او همكاری كنید، مذاكره می‌كنید باید كاملا واضح و شفاف خواسته خود را مطرح كنید. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌كند كه بخواهید با فردی خارج از كشور با زبان مادری دیگر همكاری كنید. در این حالت باید حتما مطمئن شوید كه در مذاكرات‌تان منظور خود را به صورت دقیق و واضح دریافت كرده باشد. اگر نتوانید خواسته خود را به صورت مشخص و دقیق مطرح كنید، در پایان كار نتیجه‌ای بسیار متفاوت با آنچه در ذهن‌تان بوده دریافت خواهید كرد.
گاهی اوقات كارآفرینان، زمانی كه تصویر مبهمی از آنچه می‌خواهند در ذهنشان دارند و حتی نمی‌دانند چطور باید این ایده را عملی كنند سراغ برونسپاری می‌روند و انتظار دارند آن فرد بتواند جاهای خالی ایده‌شان را به درستی براساس چیزی كه در ذهنشان هست تكمیل كند. این موضوع را فقط می‌توانید از كارمندان تمام وقتتان انتظار داشته باشید. زیرا به‌دلیل حضورشان در مجموعه تا حد زیادی با دیدگاه كلی و ایده‌های شما آشنایی دارند و از طرفی چون در نزدیكی شما هستند، هر لحظه كه كارشان از مسیر مورد انتظارتان خارج شود، می‌توانید نظارت مستقیم بر روند انجامش داشته باشید و به موقع آن را اصلاح كنید. كارمندان تمام‌وقت هر روز در دفتر كار هستند و می‌توانند بازخورد كارشان را مداوم در طول كار بررسی كنند. از طرفی با شیوه عملكرد مجموعه و قوانین انجام كارها به خوبی آشنا هستند. اما افرادی كه به صورت قراردادی كار خاصی را برایتان انجام می‌دهند، توجهی به این جزئیات ندارند. آنها فقط همان كاری را انجام می‌دهند كه از آنها به صورت مشخص خواسته شده است. اگر این افراد بخواهند خودشان جاهای خالی در ایده شما را تكمیل كنند ممكن است مسیر را به صورت كامل تغییر بدهند و حتی شما را از هدف نهایی دور كنند، زیرا دیدی نسبت به كلیت عملكرد كسب‌وكارتان ندارند.
همیشه جزئیات كاری را كه می‌خواهید برونسپاری كنید مرحله به مرحله یادداشت کرده و آن را به صورت مكتوب به فردی كه قرار است با شما همكاری داشته باشد تحویل بدهید و مطابق همین جزئیات كار را از او تحویل بگیرید.
كار را به فرد مناسب بسپارید
براساس حرف كسی كاری را به فرد یا مجموعه‌ای كه نمی‌شناسید برونسپاری نكنید. در این مورد نیز باید به همان میزانی دقت كنید كه برای استخدام كارمندان تمام‌وقت‌تان سختگیری می‌كنید. كارهایی كه پیش از این انجام داده‌اند، می‌تواند منبع خوبی برای آگاهی از كیفیت كار باشد. شرح وظایف و جزئیات كاری را كه می‌خواهید به‌خوبی روشن كنید. حتی اگر می‌توانید پروژه كوچكی را به‌عنوان نمونه كار پیش از آن كه هزینه و وقت زیادی را صرف كنید به او بسپارید و به نوعی امتحانش كنید. اگر نتیجه نهایی با آنچه دنبالش هستید مغایرت داشت، بیشتر از این زمان‌تان را از دست ندهید و به دنبال فرد مناسب‌تری باشید. هرچه سریع‌تر از ناكارآمدی فرد یا شركت مطلع شوید، ضرر كمتری به كسب‌وكارتان وارد می‌شود. اگر این فرد را یكی از آشنایان یا دوستان نزدیكتان معرفی كرده باشد، به هیچ عنوان نباید خودتان را در معذوریت قرار دهید زیرا می‌تواند آسیب‌های جدی به كسب‌وكارتان وارد كند. بیشتر كارآفرینان هنگام انتخاب فردی برای برونسپاری كار دقت كافی نمی‌كنند كه این فرد چقدر سرش شلوغ است؟ آیا جایی كار ثابت دارد؟ در حال حاضر چند پروژه در دستش برای انجام دارد؟ گاهی اوقات یكی از دوستان‌تان ممكن است با فردی آشنایی داشته اما او را از لحاظ كاری امتحان نكرده باشد. بنابراین بر اساس دوستی و آشنایی كارتان را به فردی نسپارید كه به خوبی بررسی نكرده‌اید.
منظم و با قاعده پیش بروید
بسیاری از كارآفرینان زمانی كه می‌خواهند با فرد یا مجموعه‌ای وارد مذاكره كاری شوند، از مشاوران خبره كسب‌وكار كمك نمی‌گیرند. مهم نیست قرار است كار را به كسی در آن سوی دنیا بسپارید یا دفتری در آن سمت خیابان! در بیشتر مواقع كارآفرینان به دلیل این‌كه كسی كه قرار است بخشی از خدمات را انجام دهد كارمند تمام‌وقت‌شان نخواهد بود یا قرارداد كوتاه‌مدتی خواهد داشت دقت كافی برای انتخابش به خرج نمی‌دهند یا در برخی مواقع پیش از شروع كار به میزان كافی با او مذاكره نمی‌كنند. این بی‌توجهی می‌تواند موجب ارتباط حداقلی میان شما و فردی كه كار را به او سپرده‌اید، شود. در نتیجه ممكن است تفاوت فاحشی میان كاری كه خواسته شده با كاری كه تحویل می‌شود، ایجاد شود.
شاید در ابتدا به این موضوع فكر نكنید، اما حتی تفاوت زبانی و فرهنگی نیز می‌تواند تأثیر بسیار زیادی بر انتقال ناقص خواسته به فردی داشته باشد كه قرار است آن را انجام دهد.
از طرف دیگر به دلیل این كه افرادی كه قرار است كاری را انجام دهند در شركت و نزدیكتان نخواهند بود، ممكن است نظارتی بر روند انجام كار، كیفیت و سرعتش نداشته باشید. این موضوع می‌تواند در ادامه مشكلات زیادی به همراه داشته باشد. سعی كنید به طور پیوسته روند انجام مراحل حساس و مهم را بررسی كنید. در این صورت اگر آن فرد در میان راه دچار اشتباهی شود یا نیاز باشد تغییری در طرح اولیه خود ایجاد كنید، می‌توانید در همین مرحله با هزینه كمتر و سرعت بیشتر انجام دهید.
در ارتباط باشید
در طول انجام فرآیند با همكارتان در ارتباط باشید. در مورد هر مرحله با هم گفت‌وگو كنید و به جمع‌بندی برسید. می‌توانید برای ایجاد ذهنیت مناسب‌تر در صورت امكان محصول مشابهی را مثال بزنید. این كار مانند ساختن یك خانه است. زمانی كه می‌خواهید به معماری بگویید خانه‌ای برایتان بسازد، تصویری از خانه‌های مورد علاقه‌تان را به او نشان می‌دهید. در این مورد هم باید سعی كنید تا جایی كه می‌توانید ذهنیتی از آنچه مد نظرتان است را برای همكارتان ایجاد كنید. هرچقدر بتوانید واضح‌تر و شفاف‌تر خواسته خود را مطرح كنید، احتمال رسیدن به خواسته‌تان در پایان كار بیشتر خواهد شد. برای مثال اگر كسی قرار است طراحی وبگاهتان را انجام دهد، سعی كنید دو یا سه وبگاهی را كه طراحی و عملكردشان مطابق سلیقه و خواسته شماست به طراح وبگاه نشان دهید.
زمان تحویل را دقیق مشخص كنید
زمان‌بندی دقیق انجام مراحل كار و زمان تحویل نهایی اهمیت زیادی دارد. وقتی همه چیز براساس زمان‌بندی منطقی و دقیق پیش برود، هر دو طرف با هم صادق خواهند بود و مراحل پیشرفت كار قابل بررسی و پیگیری خواهد بود. مدیریت زمان در انجام كارها می‌تواند روند كار را در دستتان نگه دارد. اگر نتوانید زمان انجام فرآیندهای برونسپاری را به‌طور دقیق زمان‌بندی كنید، نمی‌توانید زمان‌بندی انجام كار در مجموعه خود را به طور دقیق مشخص كنید، زیرا معمولا مراحل كار در یك مجموعه از ایده تا رسیدن به محصول نهایی به صورت پیوسته پیش خواهد رفت.
شیوه پرداخت مناسبی انتخاب كنید
برخی مجموعه‌های خدماتی، هزینه خدماتشان را در ابتدای كار به صورت یكجا دریافت می‌كنند. برخی دیگر در فواصل زمانی مشخص هزینه را می‌گیرند. اما بسیاری از كارآفرینان ترجیح می‌دهند دستمزد را زمانی پرداخت كنند كه كار نهایی شده را دریافت كردند و از نحوه انجام كار رضایت داشتند. اما این نحوه پرداخت كمی می‌تواند در نحوه انجام كار تأثیرگذار باشد، معمولاً زمانی كه فرد دستمزدی در طول انجام طرح دریافت نمی‌كند، رغبت خود را برای انجام كار تا حدی از دست می‌دهد و با دقت كامل كار نمی‌كند. بنابراین یا كار بیش از زمان مورد انتظار طول می‌كشد یا نهایی نمی‌شود یا كیفیت مطلوبی نخواهد داشت. حتی اگر نمی‌توانید در طول كار پرداختی نقد داشته باشید، سعی كنید از چك برای ایجاد اطمینان خاطر در فرد برای دریافت دستمزدش استفاده كنید و همه چیز را به پایان كار موكول نكنید.
مسؤولیت كار را به عهده بگیرید
زمانی كه كاری را برونسپاری می‌كنید باید قادر باشید مسؤولیت تمام عواقب آن را به‌عهده بگیرید. یادتان باشد حتی اگر در انتهای كار آنچه را می‌خواستید تحویل نگرفتید، دنیا به آخر نرسیده و تمام اشتباهات را به خاطر عصبانیت به گردن آن فرد نیندازید. سعی كنید آرامشتان را حفظ كنید و سهم خود را در ایجاد این نتیجه نامطلوب در نظر داشته باشید. شاید زمانی كه طرح اولیه را دیده بودید، باید نقشه خود را به‌طور كامل تغییر می‌دادید. كنترل خود را از دست ندهید. مواردی كه به تغییر یا بهبود نیاز دارد را مشخص كنید و به طور منطقی و سازنده آنها را با همكار خود در میان بگذارید.
